Как подготовить успешную презентацию в PowerPoint

Автор: Ирина Грабовская Источник: портал Тренинги в Украине

Презентация сегодня — это популярное и наиболее наглядное представление продукта, товара, компании или услуг. Но что делать, если ваши презентации не производят должного впечатления на аудиторию? Или вы готовите отличные слайды, но затрудняетесь их эффектно презентовать?

Как подготовить успешную презентацию в PowerPoint
Как подготовить успешную презентацию в PowerPoint

О привлекательных презентациях, «вредных» и «полезных» слайдах и наиболее распространенных ошибках при работе с РowerРoint порталу Training.com.ua рассказала Татьяна Янковская, бизнес тренер и креативный директор компании KIY.

Приложение PowerPoint уже давно и прочно вошло в жизнь делового человека вместе с остальными программами Microsoft Office.

Специалисты уверены, в создании качественной, яркой и «зажигательной» презентации решающую роль играет не столько доскональное знание программы, сколько творческий подход, умение выделять главное и подчеркивать достоинства своей идеи. Кроме того, важным фактором является знание некоторых особенностей восприятия информации человеком, ведь не зря же говорят: главное не то, ЧТО мы говорим, а то, КАК мы это говорим.

Презентации создаются для того, чтобы подать мысли, идеи, товары, услуги, информацию таким образом, чтобы спикеру поверили и захотели согласиться с ним. Именно на эту цель должны работать все используемые вами инструменты и возможности программы PowerPoint.

«Т»: Почему тема презентаций сегодня столь актуальна?

Т.Я.: Согласитесь, что в быстром современном мире бизнеса важно не только продуцировать оригинальные ценные идеи, но и уметь ярко и убедительно донести их до аудитории, то есть «продать». Ваши инвесторы, партнеры и клиенты оценят не только то, ЧТО вы им предлагаете, но КАК! А доходчивая и красочная презентация — визитная карточка вашего профессионализма, и это умение пригодится каждому.

Прийти на совещание без слайдов — все равно, что прийти голым

Знаете, еще лет 10 назад слайдовые презентации в Украине не были так распространены. Сегодня их актуальность крайне высока. Можно сказать, что слайд-презентации стали незаменимым языком бизнеса. Редкое корпоративное мероприятие или конференция проходят без PowerPoint. Прийти на итоговое совещание без слайдов — все равно, что прийти на него голым.

«Т»: Что такое привлекательная презентация в вашем понимании?

Т.Я.: Привлекательная презентация, как изысканное блюдо, поданное изящным способом в подходящий момент: она приятна глазу, сбалансирована и имеет аппетитное наполнение. После такой презентации обязательно остается хорошее послевкусие.

Если эмоциональное послевкусие осталось, значит, вы сумели позаботиться о том, чтобы ваша презентация привлекла к себе неотрывное внимание аудитории. Как? Своим выступлением вы «запустили» эмоцию, которая, как проводник, вызвала у слушателей интерес к вашей идее. Страстный интерес, как правило, переходит в активное действие.

Берегите своих слушателей и не заставляйте их много слушать, читать и думать и не утомляйте их своей логикой. Как правило, у людей нет времени, сил и желания вникать в детали и напрягать мозг. Помните об этом. Покажите им то, что реально сделано, акцентируйте внимание аудитории на результатах. Чем больше позитивной, впечатляющей информации вы сообщите слушателю, тем лучше. Это правило особенно актуально при общении с руководством. Просто расскажите и ПОКАЖИТЕ, что даст предложенное решение в будущем, ведь для этого случая у вас есть продуманная заготовка слайдов.

Татьяна Янковская, бизнес тренер и креативный директор компании KIY

Эффективные менеджеры — это менеджеры будущего: обязательно творческие «правополушарные» люди, способные визуализировать будущие цели, идеи, эмоционально вовлечь, воодушевить собеседника и добиться его расположения. А менеджеры эпохи логики и технического подхода останутся в прошлом, будут продолжать «грузить» аудиторию сложными подробностями и тем самым блокировать дальнейшую коммуникацию. Преподносите информацию в «готовом» виде, и, в благодарность, аудитория согласится с вашими идеями.

«Т»: В какой форме информация воспринимается лучше всего? Приветствуете ли вы использование картинок, анимации, схем и таблиц в презентации?

Т.Я.: Как вы думаете, почему лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать? У 70% людей ведущей модальностью является визуальная, и большую часть информации из внешнего мира они получают с помощью глаз. Наше сознание мысли с помощью образов основано на трансформировании информации любого рода в визуальные образы. Лично я картинки и анимацию приветствую. Схемы и таблицы не очень. Хотя, опять-таки, смотря какая схема? Какая таблица? Тут как в кулинарии — все хорошо в меру, главное — не пересолить.

«Т»: Какое количество текста и картинок оптимально для презентации?

Т.Я.: Замечали ли вы, как ваша аудитория изнывает от скуки, если много текста, и вы дословно его зачитываете? На слайдах должны быть фотографии и схемы, а не простыни текста. Текст слайда должен лишь подчеркивать или иллюстрировать наши слова. Шрифт должен быть крупным, чтобы хорошо читался на расстоянии, без напряжения. Приветствуются цифры, графики и иллюстрации, которые невозможно представить в виде речи.

Музыка, анимация, кусочки видео — вот то, что может разбавить презентацию даже самого скучного доклада. Естественно, пользоваться такими средствами нужно с умом: нельзя использовать их слишком часто, потому что аудитории это быстро надоедает, а некоторых даже может раздражать.

В презентации, как и в кулинарии, все хорошо в меру, главное — не пересолить

Не стоит использовать в презентации фотографии плохого качества, в маленьком разрешении, содержащие посторонние надписи, а также грубо подправленные с помощью редактора изображений. Специалисты подчеркивают, что презентации — не развлечение, поэтому к выбору картинок надо относиться очень осмысленно. И что не маловажно — нужно стараться придерживаться одинакового стиля при оформлении слайдов одной презентации.

«Т»: Что такое «полезные» и «вредные» слайды?

Т.Я.: Полезные — это когда слайд рождает интерес у слушателей, присутствует эмоция удивления, неугасаемое внимание в глазах, желание смотреть дальше и размышлять в русле презентации. Вредные же слайды имеют разрушительный эффект для аудитории и для самого автора: мелкий шрифт напрягает и вызывает раздражение, громоздкая схема с трудом влезает в слайд и без объяснения смысла не имеет. Зачем тогда ее вообще нужно было показывать? Некоторые зрители такого слайд-шоу могут воспринимать это как неуважительное отношение к себе. Да, даже так.

«Т»: Какой оптимальный размер презентации, чтобы аудитория получила всю нужную информацию, но не устала?

Т.Я.: «На вкус и цвет товарища нет». Основой тут будут знания законов восприятия. Мне, к примеру, импонирует формат 15 минутной презентации. Однако, если это выступление на международной конференции, где вы презентуете аудитории результаты своих пятилетних исследований, то и 45 минут презентации будут уместны.

Татьяна Янковская:«Мастерская работа — это создание стандартной по форме, но всегда уникальной по содержанию презентации»

В создании привлекательных презентаций важно сместить прицел с «ЧТО» на «КАК». Необходимо заботиться о том, чтобы публика не устала, а чтобы она «зажглась», захотела принимать, понимать, сотрудничать, извлекать выгоду, подписывать контракты.

«Т»: Какие наиболее распространенные ошибки при создании презентации?

Т.Я.: Метафорически, успешную презентацию можно сравнить с процессом ходьбы, где одна нога — это наши умения выступать публично (содержание речи, интонация, жесты), а вторая нога — это наши умения создавать красочные, грамотные слайды. И, если один из двух навыков развит недостаточно, то координация при ходьбе нарушается, и в своем движении к успеху мы начинаем «прихрамывать» и выглядеть, по меньшей мере, неуверенно. Например, зачастую слайды презентации содержат слишком много текста, да еще и написанного мелким шрифтом. Часто содержание слайда можно гораздо более наглядно отразить в графике, диаграмме или картинке и сопроводить его устным комментарием. Точно так же много ошибок мы делаем в процессе презентации: закрываем собою экран, тычем в него пальцем, суетливо «перелистываем» слайды в поисках нужной информации.

«Т»: Кроме знания программы PowerPoint, какие еще знания и навыки должны быть у выступающего?

Т.Я.: Конечно, слайды не смогут заменить выступающего — это не волшебная палочка. Кроме того прекрасное выступление уверенно может обойтись и без слайд-презентации и вовсе. Все зависит от цели. Предполагается, что на наш тренинг приходят участники, имеющие знания и опыт публичных выступлений. И вопрос о том, как наладить контакт с публикой, и управлять дискуссией — для них не новость. Тут мы продумываем презентацию под конкретную задачу каждого участника. Когда, например, показать слайд: до того, как сказать ключевое сообщение или после него? Комментировать эмоциональную картинку или замолчать в момент демонстрации и держать паузу? «Затемнять» слайд в момент устного обращения или продолжать свое выступление на его фоне? Ну и так далее.

Покажите людям то, что реально сделано, акцентируйте внимание аудитории на результатах

Можно сказать, что это уровень мастерства. Ремесло предполагает отсутствие творчества, рутинную процедуру — это курсы по изучению приложения PowerPoint. Мастерская работа — это создание стандартной по форме, но всегда уникальной по содержанию презентации. Ситуация для мастера наполнена новизной, для ремесленника — рутиной.

Умение делать классную презентацию состоит из огромного количества неосознаваемых тонкостей и нюансов. И от каждого из этих нюансов и их взаимодействия между собой зависит весь результат. И именно внимание к деталям отличает подход мастера от подхода ремесленника. В этом и замысел обучения.

«Т»: Как возникла идея проведения тренинга по подготовке презентаций? Кто был инициатором?

Т.Я.: Импульсом к созданию тренинга «Увидеть, значит поверить! Умелое использование программы MS PowerPoint» во многом послужило желание клиентов компании «KIY» привлекательно и убедительно выглядеть во время своих презентаций. Мы с коллегами часто готовим наших клиентов к выступлениям на конференциях в индивидуальном формате. Отрабатываем презентационные навыки: речь, жесты и, конечно же, готовим визуальную поддержку в PowerPoint. Приятно знать, что к успеху наших клиентов мы буквально приложили и свою руку. Так что наступило время поделиться лучшим опытом создания презентаций с большей аудиторией.

«Т»: Кому тренинг будет особенно полезен и интересен?

Т.Я.: В первую очередь он будет полезен корпоративным тренерам. У них много задач, и одна из них — подготовка тренингов для сотрудников компании. В силу занятости, им не всегда хватает времени, навыков «упаковать» свои тренинги в красивую обертку программы. Так что на тренинге мы разбирает типичные и персональные ошибки при создании презентаций и знакомимся с ключевыми принципами сбалансированной эффективной визуализации своих учебных материалов.

К примеру, по просьбе одного из заказчиков, я создала презентацию для внутрикорпоративного тренинга продаж. Задача в организации была такая — за короткий отрезок времени «провести» через тренинг максимальное количество сотрудников отделов продаж. Этот тренинг проводился одновременно в нескольких странах: России, Белоруссии, Казахстане и Венгрии. С задачей справились, и важной для меня обратной связью были комментарии о том, что тренинги прошли успешно благодаря качественной презентации. Для инструкторов, которые не имели большого опыта проведения тренингов, слайды стали буквально опорой для эффективного проведения тренинга и презентации новых продуктов.

«Т»: Расскажите о структуре тренинга. Как он проходит?

Т.Я.: Тренинг проводится в двухдневном формате. В первый день мы знакомим участников с программой MS PowerPoint и ее основными функциями. Практически отрабатываем основные принципы успешной презентации и знакомимся с ключевыми принципами оформления слайдов. На основе полученных знаний участники получают домашнее задание: подготовить в РР презентацию о проекте, о своей компании, жизненных целях. Во второй день мы анализируем каждую презентацию, по большей степени, в фокусе дизайна слайдов. Анализ корректирует дальнейшие действия и дает понимание принципов визуализации на практике. Участники могут предлагать уже не один, а несколько разнообразных вариантов оформления данных на слайдах. У меня, как у тренера, обязательно для каждого участника есть свои подсказки и «шпаргалки», которыми щедро делюсь.

«Т»: Что дает тренинг участникам?

Т.Я.: Если вы рассчитываете быть лучшим, то, не зависимо от области вашей деятельности (будь то продажи, инвестиции, менеджмент, реклама, рекрутинг и так далее), вам наверняка будут полезны навыки использования программы MS PowerPoint, приобретенные в тренинге.

В создании привлекательных презентаций важно сместить прицел с «ЧТО» на «КАК»

У участников, прошедших тренинг, помимо знаний, высвобождается энергия — желание просто и качественно облачать свои идеи или продукты в привлекательную обертку с помощью презентации.

У нас всегда есть три возможности:

1. Стать «заложником» программы PowerPoint;
2. Не использовать программу в своей презентации вообще (что тоже хорошо!);
3. Умело использовать возможности программы, обеспечив себе мощную визуальную поддержку.

От того, какой выбор вы сделаете, будет зависеть эффективность вашей презентации. Уверена, что он будет правильным и успешным!


Читайте также лучшие публикации раздела «Гость портала»:
«Полоса препятствий»: пройти вместе
[KIY. Тренинг, коучинг, консалтинг]
Профессиональное управление проектами
[Технологии Управления Спайдер Украина]
Внешний vs. корпоративный тренер
[Киевский Институт Тренинга]
 




Внимание! Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
← Перейти на  главную страницу
О портале
Подписка на новости
Размещение рекламы
Условия републикации
Тренинговым компаниям
© 2006-2021, Центр Развития Карьеры
"Формула Успеха", тел.: (044) 501-28-68,
e-mail: editor@training.com.ua