Самоменеджмент для HR

HR-отдел любой компании — это внутренняя сервисная служба, которая всегда должна быть открыта для посетителей. Конечно, общение с персоналом — часть работы эйчара, но у него есть много функций, времени для выполнения которых зачастую не хватает в течение рабочего дня. Как HR-менеджеру найти время для системной методической работы, требующей сосредоточенности и внимательности?

Успешность любого менеджера зависит в первую очередь от его эффективности — умения достигать максимальных результатов при минимальном количестве ресурсов (времени, денег, людей). Искусство выделять среди всего объема информации самую нужную, среди массы дел самое важное, среди всех точек воздействия самую действенную — всегда было в цене.

Способы развития эффективности HR-менеджера
1. В первую очередь эффективный менеджер хорошо понимает, что такое важные дела и какая информация ему необходима. Для этого он всегда должен помнить ответ на вопросы: ради достижения какой цели он сейчас действует? К какому результату он двигается в данный момент?

2. Эффективный менеджер точно знает, как определить, достигнут ли результат. Это значит, что его задачи и условия их успешного решения совершенно точно определены, и этот результат можно измерить.

3. Эффективный менеджер имеет план достижения цели, план задач на день, месяц, год, план проведения свободного времени и много других планов. Он понимает, что когда он не занят своими важными делами — то не движется к своим результатам, то есть каждая минута, которую он посвящает другим делам, отодвигает его от достижения цели.

Такие подходы к успешности требуют очень большой строгости к самому себе. Управление эффективностью — это в первую очередь управление собой. И конечно, если жить в постоянном напряжении, не позволять себе отвлекаться на привлекательные, но бесполезные мелочи, могут возникнуть раздражение и сопротивление, которые приведут к снижению эффективности, повышенной усталости и в конце концов к перегоранию.

Чтобы избежать синдрома перегорания и получать удовольствие от работы, ее результатов, общения, предлагаю следующий способ сохранения равновесия.

1. Вспомните утром, что хорошего вам предстоит сделать и получить сегодня? Что такого в вашей жизни, что делает вас счастливым? Что воодушевляет вас? Чем вы гордитесь? Ради чего готовы сегодня прожить еще один день в труде? Не забывайте о том, что ваша результативность напрямую зависит от вашего самочувствия. Поэтому поддерживайте себя в хорошей физической форме. Сделайте утром зарядку, легко позавтракайте (фрукты или каша) и выйдите из дома пораньше, чтобы придти за несколько минут до начала рабочего дня, выпить кофе, просмотреть почту и начать работу в спокойном уравновешенном состоянии.

2. В течение дня стремитесь к выполнению данных себе (во время планирования) обещаний (особенно для приоритетных дел) и вместе с тем делать при надобности необходимые корректировки плана.

3. Помните, что для сохранения высокой работоспособности нужно делать регулярные короткие перерывы в работе, в течение которых позволять себе качественно отдохнуть (переключиться, прогуляться, выпить чаю и т. д.), для того чтобы следующий промежуток времени целиком посвятить работе. Лучшее распределение времени: 50 минут — работе, 5—10 минут — отдыху. Если вовлечь в это расписание сотрудников, находящихся в одной комнате, это буде способствовать уменьшению количества прерываний и отвлечений.

4. Вечером, перед уходом домой, подведите итоги рабочего дня: Что достигнуто? Что было сделано особенно хорошо? (Обязательно найти ответ на этот вопрос!) Чему я сегодня научился/научилась? Что я сделал/седлала сегодня для других людей и для себя? Каким образом сегодняшний день улучшит качество моей жизни? Можно ли оценить сегодняшний день как ценное вложение в свое будущее? Затем запланировать завтрашний день, оставляя время на перерывы и возможные форс-мажоры. Каждое из запланированных дел проверить с помощью вопросов: Почему я это делаю? Как это поможет достижению целей моей жизни? Как от этого выиграют мои клиенты и моя компания? Могу ли я сэкономить время, сделав это по-другому? (Кому могу делегировать эту задачу?) Оценить для себя, какие дела завтра будут приоритетными (не более пяти, среди них хотя бы одно — стратегическая задача, то есть задача, которую решить важно, но не срочно). И после этого, освободив голову от всех рабочих задач, пойти домой, чтобы посвятить время любимым занятиям.

5. Перед сном желательно прогуляться, ужин — за два часа до сна. Послушать тихую гармонизирующую музыку и вовремя лечь спать, чтобы выспаться и в хорошем настроении начать свой новый день. На сон грядущий вспомнить все самое хорошее, что произошло за день и поблагодарить себя за этот день.

Законы планирования
Планируя день, важно разделять дела на:

• — фиксированные — несдвигаемые по времени (совещания, встречи, самолет, и т. д.);
• — обязательные для выполнения сегодня, но не привязанные ко времени.

Фиксированные дела ставить в расписание жестко, жирной линией (или ярким цветом в Outlook). Обязательные для выполнения — прерывистой (или неярким цветом). И в любом случае между делами оставлять время для пауз, общения и отдыха. Главное правило планирования: если хочешь, чтобы дело было сделано, — определи для него время. Тогда сдвигая его, легко сравнить приоритеты запланированных и вновь появившихся дел, а также понять, какая задача сегодня может быть не выполнена. Очень важно, чтобы новые срочные дела не отодвигали в решении стратегические задачи.

В списке задач эйчара всегда есть дела покрупнее и помельче. Для более эффективного выполнения дел, требующих концентрации, можно мелкие задачи группировать в несколько рабочих блоков, а крупным задачам выделять самое спокойное время работы.

Назначая несколько собеседований и встреч подряд, следует оставлять между ними промежуток времени, чтобы опоздание первого кандидата не сказывалось на всех последующих. При этом важно заранее определить, какими полезными делами можно будет заполнить свободное от кандидатов время (обработка анкет, чтение резюме и др.).

Периодически следует проводить анализ своей профессиональной успешности:

• — Насколько эффективно я даю объявления (сколько кандидатов отзывается, и какого уровня эти специалисты)? Сколько времени я трачу на закрытие разных вакансий?
• — Насколько эффективно я подбираю персонал (какой процент вновь принятых сотрудников успешно проходит испытательный срок)?
• — Насколько эффективно я выполняю поставленные передо мной задачи? Каким из них я уделяю много внимания, а про какие иногда забываю?
• — Насколько я успешен/успешна как менеджер? Насколько удается управлять своим временем, соответствовать своим планам?
• — Что мне нужно добавить в свою деятельность (от чего избавиться)?

И главное — мягко и дружелюбно, но упрямо и неуклонно, внедрять систему в свою рабочую жизнь. Тогда окружающие постепенно тоже привыкнут к вашему рабочему ритму, вполне возможно, также увидят для себя ценность в сохранении работоспособного состояния.