Личная эффективность: инструменты развития

Международная обучающая компания TMI сделала первоначальный фокус на концепции «Управление временем». Ясно сформулированные цели, хорошо обоснованные планы и тщательно продуманная система приоритетов дают возможность правильно оценивать обстановку и контролировать ход дел.

До сих пор тайм-менеджмент — одна из наиболее известных программ всех 40 франчайзинговых партнеров TMI. Однако время и рынок диктуют новые ожидания. Как быть эффективным в условиях бешеного потока информации, неожиданностей и постоянных изменений?

Новая программа TMI «Управление личной эффективностью» строится на ключевых концепциях тайм-менеджмента и самоорганизации, а также принципе TMI «5 I’s».
Эта программа прошла адаптацию на украинском рынке, и мне хотелось бы отметить те ее аспекты, которые дают возможность увеличить личную результативность после тренинга до 22%.

Во-первых, все мы знаем как трудно в себе что-то менять. Любых демонстраций полезных и эффективных методов недостаточно — мы должны захотеть их попробовать. Поэтому на тренингах мы ставим себе задачу дать нашим участникам то количество заряда энергии и воодушевления, которое поможет им превратить намерения, сформированные на тренинге, в конкретные действия.

Любых демонстраций полезных и эффективных методов недостаточно — человек должен захотеть их попробовать

Во-вторых, мы индивидуальны, и поэтому нам нужны именно те способы повышения личной эффективности, которые увязаны с профессиональными целями и задачами нашей компании на сегодняшний день. Исходя из этого программа состоит из соответствующих модулей. Например, если у руководителей среднего звена есть необходимость улучшить навык делегирования, то он отрабатывается, а не формируется. Или если в компании не создана база для определения фокусной ответственности за результаты труда, то на тренинге мы находим те методы, которые наиболее приемлемы для увеличения личной эффективности участников с учетом сложившейся ситуации.

В-третьих, базовыми целями программы остаются расстановка своих жизненных и профессиональных приоритетов, создание лучшего баланса между рабочей и личной жизнью, уменьшение стресса, улучшение личной производительности и навыка структурирования, высвобождение креативности и энергии.

Представим себе обычную ситуацию, когда в компании работают не покладая рук, а результат не такой как хотелось бы. В HR-отдел спускается идея: «Сделайте с ними что-нибудь ! Может, им тренинг по планированию, тренинг по личной эффективности или тренинг по тайм-менеджменту?».

Как мы понимаем, неудовлетворительный результат может быть по разным причинам. Поэтому наш первый шаг — предтренинговое исследование и анализ ожиданий компании-заказчика — руководителей, менеджера по персоналу и тех, от кого ожидается лучший результат. Проводится он в нескольких модификациях. Например, на встрече с фокус-группой участников идентифицируются рабочий климат, привычки и правила, а также определяются неформальные лидеры, сотрудники с высокой и низкой результативностью, низким уровнем организованности, позитивным и негативным отношением к обучению и т. д. Еще один вариант — заполнить бумажный или веб-вариант опросника личной эффективности. Именно по результатам этих исследований тренер выстраивает программу из клиентоориентированных модулей.

Личная эффективность — вопрос приоритетов. Для того чтобы определить их, сначала нужно иметь четкое представление того, что для вас важно.

Второй шаг. Тренинговая программа наполнена провоцирующими сценками-скечами TMI, которые позволяют окунуть участников в нужную нам атмосферу формирования нового отношения и затем подкрепляется результатами статистических исследований.

Представьте, что у вас был сегодня изнурительный рабочий день. Вы устали, приходите домой. Ваша семья говорит: «Ты выглядишь уставшим!». Вы отвечаете: «Если б вы знали, сколько я всего сделал сегодня! Я настолько был занят, что даже не успел пообедать!». «Бедненький, — говорит жена, — а что же ты сделал?» И действительно, думаете вы, а что же я сделал?

Почему вы устаете на работе? Потому что вам нужно было сделать несколько важных дел, но вы были заняты телефонными звонками, электронной перепиской, неожиданными летучками, решением проблем и т. д. Так от чего же именно вы устали — от того, что делали, или от того, что не сделали? Вы контролируете свое время или оно контролирует вас?

Личная эффективность — вопрос приоритетов. Для того чтобы определить их, сначала нужно иметь четкое представление того, что для вас важно. И отделить его от срочного. Модель Эйзенхауэра используется на сегодня многими провайдерами тренингов по тайм-менеджменту и подробно описана в книге Стивена Кови.

Хорошим примером для объяснения разницы между срочным и важным может быть вопрос к аудитории: «Кто из вас хотел бы иметь хорошее здоровье в последующие 20 лет?». Каждый подымет руку. Но на следующий вопрос: «А кто из вас что-то делает для этого сегодня?». Количество рук будет гораздо меньше. Почему? Потому что это не срочно! И возможно, когда это станет срочно, будет слишком поздно.

Таким образом, если вы действительно хотите сделать что-то важное в своей жизни, то этому нужно посвятить время. Развитие продукта, рынка или сотрудника может быть несрочным — это просто важно. И поэтому откладывается снова и снова. Особенно когда целый день заполнен тушением пожаров и срочными задачами.

Чтобы быть эффективным, нужно уметь принимать правильные для себя решения. Конкретные, понятные, практичные и захватывающие методики TMI помогут каждому участнику создать прямо на тренинге индивидуальную базу для принятия решений. И совсем не обязательно для этого владеть Outlook. Мало того, мы очень часто слышим от руководителей компаний, которые обучили своих сотрудников тайм-менеджменту с Outlook, что планировать подчиненные лучше не стали. И не потому, что провайдер услуг был выбран неверно. А из-за того что навык владения компьютерной программой крайне низок и является дополнительным стрессовым фактором.

Планирование дня — самый важный инструмент для повышения личной эффективности и результативности. Некоторые участники наших программ высказывают неодобрение, мол, полностью распланированный день лишает гибкости. Обычно это говорят те люди, которых по работе очень часто «отрывают». Но наша цель не в том, чтобы следовать плану, а в том чтобы установить приоритеты:

• — когда у вас нет плана, то автоматически вы реализуете «срочное»;

• — когда план есть, то существует возможность проанализировать, что же срывает его выполнение.

Поэтому наша задача — научиться устанавливать приоритеты, а не сделать все, что запланировал.

Например, весьма интересна дискуссия с участниками на тему «Что делать с телефонными звонками, когда работаешь над чем-то важным?».

Можно задать встречные вопросы аудитории: «А вы отвечаете на звонки, когда находитесь на встрече с ключевым клиентом? А когда в больнице? А когда в отпуске в роуминговой зоне?».

Вопрос в том, что на телефонный звонок нужно ответить, но обязательно ли всегда это делать вам? Ведь задание-то — научиться фокусироваться на важной задаче, запланированной на сегодня (а не на продолжительный период!) и находить возможность работать над важными и несрочными делами.

А для участников, которые говорят, что они «все равно не могут не отвечать на телефонные звонки», мы приводим сравнение: для эффективной концентрации лучше два раза по тридцать минут, чем 30 раз по 2 минуты.

Планирование дня — самый важный инструмент для повышения личной эффективности и результативности

Отлично воспринимается нашими участниками интерактивная подача теории о том, что человеческий мозг нуждается в определенном структурировании, поэтому лучше использовать систему в организации всей своей информации. Вспомните, пожалуйста, сейчас, как выглядит ваш рабочий стол? А что у вас в домашнем вещевом шкафу? За некоторым исключением это показатель уровня организованности и состояния мыслей. Теория о трех уровнях мышления дает нам возможность показать участникам взаимосвязь личной эффективности с организацией рабочего стола или зоны, компьютерных файлов, работой с бумажными носителями и т. д. Интересно то, что наша методика по организации эффективной работы в условиях офисов open space уже прижилась в рабочем пространстве некоторых украинских компаний и успешно работает.

«Участвовали ли вы в неэффективном совещании?» — вопрос, вызывающий массу эмоций в любой аудитории. Обычно 100% участников подымают руку. И поэтому модуль «Как провести результативный митинг» обычно обязателен в рамках тренинговой программы по развитию личной эффективности. Мы рассматриваем 4 вида собраний и то, как их сделать эффективными до, во время и после.

Если наш заказчик использует e-mail как основной метод коммуникации, то мы не ставим участникам задачу запомнить все правила такой коммуникации во время тренинга. Мы ставим себе задачу мотивировать участников улучшить свой навык и день за днем внедрять правила в свою ежедневную практику. Управление коммуникацией по электронной почте — деликатный вопрос, люди имеют разные мнения и опыт. Можно услышать и такое: «Мне это не поможет, потому что даже если я изменю свои правила, то другие этого не сделают!». Но смысл данного модуля в том, чтобы показать, что с изменением своих привычек можно, хоть и медленно, повлиять на привычки других. И от этого выиграют все стороны!

Выработка плана действий — это уже конкретный шаг в повышении личной эффективности. При этом важно понимать, что мы не можем ожидать немедленного улучшения. Изменение привычек требует времени и энергии — скрестите руки обычным вам способом на груди, а теперь попробуйте поменять их, не раздумывая, как это сделать! Потребовалось усилие, не правда ли? 

После тренинга TMI рекомендует 45—60 мин. на встречу с каждым участником на его рабочем месте. Поскольку в конце тренинговой программы участники заполняют план действий, то мы анализируем его выполнение, отмечаем успехи и посредством коучинга выявляем необходимые меры для дальнейшего продвижения. Вопросы могут быть следующими:

• — Что вы решили предпринять в своем плане действий?

• — Что получилось выполнить и что — нет?

• — Что помешало?

• — Что вы можете сделать, чтобы преодолеть помехи?

• — Какой у вас план для дальнейшего продвижению к намеченному?

Затем участники снова заполняют опросник личной эффективности, что позволит измерить степень успешности в реализации плана действий.

Следующий шаг тренера TMI обычно очень приветствуется заказчиком, поскольку мы предоставляем результаты отслеживания не только участникам тренинга, но и управленческому звену компании — в виде отчета по результатам группы с рекомендациями по дальнейшему улучшению.
Согласно статистике TMI результат второго исследования по сравнению с первым показывает улучшение личной эффективности следующим образом: производственные компании — 5->14%; сервисные компании — 8->22%.

Эти цифры являются замечательным подтверждением возврата на вашу инвестицию в развитие сотрудника. Успешный и эффективный сотрудник — человек с высокой самооценкой и способностью взять на себя ответственность за успех компании.