Что дает компании управление товарными запасами

Для того чтобы провести первоначальную оценку затрат, которые несет предприятие по хранению товарного запаса, очень полезно сделать следующее упражнение - зайти на склад предприятия и увидеть вместо паллет и ящиков, хранящихся на складе, пачки с деньгами. В этот момент еще понять, что склад в отличие от банка не платит процентов за то, что деньги находятся в его распоряжении.

Создание запасов сопровождается значительными расходами денежных и материальных средств. Основные виды затрат, связанных с созданием и содержанием запасов, таковы:

• —  замороженные в запасах финансовые средства;
• —  расходы на содержание специально оборудованных помещений;
• —  оплата труда специального персонала;
• —  затраты, учитывающие постоянный риск порчи, хищений, а также моральное и физическое старение;
• —  затраты, связанные с колебаниями конъюнктуры рынка.

Отсутствие запасов - тоже расходы, и часто очень и очень значительные. К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов, относятся:

• —  потери от простоя производства;
• —  потери в связи с отсутствием товара на складе в момент предъявления на товар спроса;
• —  потери от закупок товаров мелкими партиями по более высоким ценам;
• — потеря или сужение рынка сбыта товарной продукции и нарушение производственных связей с предпринимателями.

Понятна сложность задачи, которая стоит перед менеджерами предприятия, потому что любое решение в сфере запасов будет связано с затратами. В такой ситуации из двух зол нужно, конечно, выбирать меньшее. Обычно задача состоит в том, чтобы обеспечить желательный уровень удовлетворения потребностей потребителя при минимальном объеме запасов, с которыми связаны наименьшие общие издержки.

Чтобы сформулировать политику управления запасами, очень важно понимать роль запасов в производстве и маркетинге

Но проблема на большинстве украинских предприятиях сегодня в управлении запасами состоит в том, что каждую из вышеназванных статей затрат отдельно никто никогда не считал - это во-первых, а во-вторых, избыточные запасы для многих предприятий являются «костылем», а когда «костыль» убирается из рук хромого - он падает.

Избыточные запасы позволяют многим предприятиям не «нагружать» свой менеджмент такими «излишними» функциями, как проведение маркетинговых исследований для оценки потребительского спроса на продукцию, прогнозирование продаж продукции предприятия, планирование и бюджетирование деятельности, постоянно функционирующая система маркетинга, расчет экономической эффективности всей деятельности предприятия, отдельных его операций или по видам выпускаемой продукции.

То есть на бытовом уровне это выглядит так: лучше купим (произведем) про запас, а там видно будет. Конечно, запасы выполняют функцию защиты от неопределенности наряду с необходимостью территориального расширения деятельности предприятия (запасы на территориальных складах), уравновешиванием спроса и предложения. Поэтому сокращение объемов запасов возможно только до уровня, обеспечивающего реализацию названных функций. Но запасы сверх этого минимального уровня избыточны.

Условия неопределенности для многих предприятий являются не исключением, а как раз правилом, тем более в Украине. Поэтому подобные условия нужно рассматривать не как форс-мажорные, а стандартные.

Основная цель управления запасами - добиться скорейшей оборачиваемости запасов в процессе удовлетворения запросов потребителей.

Грамотная политика управления запасами строится на распределении ресурсов предприятия с учетом пяти основных факторов:

• —  сегментации потребительского рынка (состав потребителей);
• —  ассортимента продукции;
• —  грузоперевозки;
• —  временных потребностей;
• —  требований конкуренции.

Чтобы сформулировать политику управления запасами, очень важно понимать роль запасов в производстве и маркетинге. Обычно у предприятий значительные средства «связаны» в запасах. В общении с руководителями, бухгалтерами и финансовыми менеджерами предприятий в качестве наиболее актуальной «проблемной» темы выступает управление запасами - как их уменьшить, как рассчитать оптимальную величину и т. д.

Инструментом уменьшения риска дефицита и потери клиента в условиях неопределенности, является создание страхового запаса.

Формированием страхового запаса решаются две задачи:

1) наличие товара на складе, если фактический спрос больше прогнозируемого;

2) предотвращение дефицита товара, если фактическое время выполнение заказа больше планируемого.

Так как страховой запас - чаще всего необорачиваемый, это и есть фактические затраты на поддержание запасов и обеспечение качественного обслуживания клиентов. В практике используются несколько подходов для определения уровня страхового запаса: в виде процента от спроса во время выполнения заказа, на основе дневного потребления, на основе среднего отклонения и на основе метода «скаттеграфа». Наш опыт показывает, что наибольшее распространение в практике большинства предприятий получил последний метод. Его расшифровка означает на глаз. Поэтому более подробно рассмотрим три первых метода.

Основная цель управления запасами - добиться скорейшей оборачиваемости запасов в процессе удовлетворения запросов потребителей.

Определение страхового запаса как процента от спроса во время выполнения заказа исходит из того, что объем страхового запаса должен меняться пропорционально спросу и длительности времени выполнения заказа. Для определения объема страхового запаса заданный процент умножается на показатель прогнозируемого спроса на протяжении времени выполнения заказа. Формирование запаса на основе дневного потребления предполагает умножение количества дней, на который рассчитывается страховой запас на текущий дневной спрос. Слабое место и одного, и другого метода - наличие «предположений» при принятии решений (принятый процент в первом случае и количество дней - во втором).

Можно усложнить себе жизнь и улучшить качество принимаемых решений с помощью статистики и формулы. Изучение статистики многих явлений показывает, что они имеют нормальное распределение и колоколообразный вид:

Колоколообразная, или нормальная, кривая описывается двумя характеристиками: средним (пунктирная линия на рисунке) и среднеквадратическим отклонением (разброс случайных величин вокруг среднего). Например, среднеквадратическое отклонение дневных продаж можно рассчитать по формуле:

f - частота события;

d - отклонение события от среднего значения;

n - общее число наблюдений.

Если одновременно рассмотреть влияние неустойчивого спроса и нестабильного времени выполнения заказа, то расчет страхового запаса для удовлетворения 68% всех запросов (одно квадратическое отклонение) будет выглядеть следующим образом:

- среднее время выполнения заказа;

- среднеквадратическое отклонение ежедневного объема продаж;

- средний объем дневных продаж;

- среднеквадратическое отклонение цикла выполнения заказа.

Например, история продаж товара представлена в таблице.

Вычисление среднеквадратического отклонения объема продаж проведено в следующей таблице.

Применяя формулу среднеквадратического отклонения к имеющимся данным, получим среднеквадратическое отклонение продаж приблизительно равное 20 единицам продукции. Это означает, что в 68% случаев дневные продажи будут составлять от 80 до 120 единиц (среднее значение 100 +20 и -20). Если поддержать запас в два квадратических отклонения - 40 единиц продукции, то достигается 95%-я вероятность того, что продажи составят от 60 до 140 единиц.

Аналогичная процедура должна быть проведена для получения среднего значения и среднеквадратического отклонения времени выполнения заказа. Полученные данные подставляются в формулу для расчета величины страхового запаса.

Продвинутые украинские компании все чаще используют статистические методы. Затраты, которые могут возникнуть при внедрении (стандартизация процедур управления запасами, специальное программное обеспечение, обучение персонала или прием на работу более квалифицированных сотрудников), достаточно быстро окупаются реальной экономией от сокращения запасов, ускорения их оборачиваемости и высвобождением средств.

Потенциально для каждого предприятия существуют три основных источника скрытых логистических издержек:

• —  снижение операционных издержек,
• —  оптимизация оборотного капитала,
• —  улучшение коэффициента рентабельности активов.

Проведя анализ этих источников оптимизации, можно достичь повышения финансовой эффективности компаний через улучшение логистической функции.

Снижение операционных затрат

Это одна их ключевых зон анализа логистических издержек и потенциальных зон совершенствования логистических процессов.

Основными зонами выявления скрытых издержек являются:

• —  Складские издержки.

Большинство компаний имеют неиспользованные возможности значительно снизить прямые логистические издержки на рабочую силу даже на тех складах, где уже применяются системы управления складами.

• —  Инвентаризационные издержки.

Издержки, связанные с пересортицей и потерями товара (пропажа, брак складской обработки и пр.), могут быть значительно снижены. По статистике некоторых дистрибьюторов подобные затраты могут составлять до 5% от оборота. Вот и посчитайте сумму экономии.

• —  Транспортные издержки.

Доля скрытых издержек значительно варьируется в зависимости от используемого компанией вида транспорта и системы управления транспортом. Многие организации имеют потенциал для снижения совокупных транспортных затрат на 10-25%.

• —  Издержки ВЭД.

Внешняя экономическая деятельность компаний - одна из наиболее сложных логистических функций, требующих согласованной работы многих отделов компаний. Несогласованность отделов закупок (импорт) и/или продаж (экспорт), финансового отдела и отдела логистики может приводить к существенному росту затрат в процессе обеспечения ВЭД.

• —  Издержки обеспечения логистической функции.

Под этим видом издержек подразумеваются не только издержки, возникающие непосредственно внутри складов (ремонт техники, закупки упаковочных материалов, вывоз мусора и т. п.), но и издержки, связанные с обслуживанием клиентов, экспедиторские и прочие издержки, на которые влияет логистика.

• —  Структурные логистические издержки.

Усовершенствование логистических процессов и повышение производительности позволяют сократить количество складов и связанных с ними постоянных и переменных операционных издержек. Более эффективное использование помещений и уменьшение уровня запасов снижают необходимость использования внешних складов, уменьшая связанные с этим затраты.

Сокращение оборотного капитала

Сокращение необходимого оборотного капитала компании имеет значительное влияние на финансовые показатели деятельности компании и стоимость ее акционерного капитала. Ведущая компания по производству компьютеров Dell Computers Corporation прославилась на фондовом рынке благодаря отрицательному рабочему капиталу (разница между оборотными активами краткосрочными обязательствами). Быстрый оборот товаров и способность получать оплату от клиентов раньше, чем оплачивать счета поставщиков, и как следствие - возможность иметь отрицательный оборотный капитал, позволяет компании не вкладывать в оборот собственные средства, а значит пользоваться более дешевыми ресурсами в своей операционной деятельности.

Логистика может повлиять на оборотный капитал многими способами:

• —  ускорением оборачиваемости запасов на складе;
• —  уменьшением уровня резервного и общего уровня запасов;
• —  уменьшением дебиторской задолженности путем улучшения обработки заказов клиентов и достижения полноты информации для сокращения разногласий с клиентами, повышения удовлетворения клиентов и ускорение оплаты клиентами счетов.

Повышение коэффициента рентабельности активов

Коэффициент рентабельности активов (Return on Assets - ROA), или прибыль, отнесенная к основным средствам, является основным показателем деятельности фирмы.

Десятки или даже сотни миллионов долларов «заморожены» в логистических системах клиента в виде складов, складского оборудования, транспортного парка. Повышение эффективности дистрибуции и производительности снижают инвестиции в материалы и оборудование (уменьшение активов) и в то же время повышают прибыль, связанную с действующими дистрибьюторскими центрами. Таким образом, числитель коэффициента рентабельности активов увеличивается, а знаменатель - уменьшается. При этом при высвобождении средств у владельцев увеличиваются возможности альтернативных вложений, что делает эффективность использования ресурсов еще выше.