Система управления проектами (далее СУП) как работающая подсистема внутри бизнеса (бизнес-системы), нацелена на постоянную реализацию разнообразных проектов. СУП необходима только проектно-ориентированным компаниям. К таким компаниям "априори" относятся:
- компании строительной отрасли;
- компании производящие программное обеспечение (далее ПО) и внедряющие информационные компьютерные системы (далее ИКС);
- компании – "системные интеграторы";
- компании, осуществляющие любые виды консалтинговых и маркетинговых работ/услуг;
- компании, работающие в сфере шоу-бизнеса, кино и "медиа" продукции;
- компании, занимающиеся любыми видами проектирования.
Другие коммерческие организации являются не проектно, а процессно-ориентированными, это производственные, торговые и т.д. компании. Они могут не создавать СУП внутри своего бизнеса. Однако время от времени у таких компаний возникает потребность в реализации проектов. К таким проектам можно отнести:
- организационно-консалтинговые проекты (проекты реорганизации, реинжиниринга, инжиниринга, санации, проекты развития бизнеса);
- инженерно-технические проекты (проекты строительства и ввода в эксплуатацию новых производственных мощностей и/или торговых площадей);
- образовательные проекты (проекты обучения, переобучения, повышения квалификации персонала);
- маркетинговые проекты (проекты вывода на рынок новых продуктов, торговых марок, брендов и т.д.);
- исследовательские проекты (научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектно-изыскательские проекты или их сочетание);
- политические проекты (проекты лоббирования бизнес интересов).
Таким образом, компании в зависимости от своей бизнес стратегии могут быть ориентированы на развитие через проекты или через процессы. Понимание такого деления и возможность отнести себя к тому или иному типу является ответом на вопрос внедрять или не внедрять систему управления проектами на предприятии.
Проекты внедрения информационных технологий.
Этап 0. "Предварительные переговоры".
Любой проект внедрения информационных технологий (проект ВИТ) начинается с описания или осознания проблемной области. В этом случае назначают и проводят предварительные переговоры в составе:
- инициатор (заказчик) ─ руководство компании, сторонние консультанты;
- инвестор ─ руководство компании, внешний инвестор (банк, инвестиционный фонд, партнер);
- потенциальный руководитель ─ менеджер проекта из числа сотрудников компании, победитель тендера – представитель консалтинговой фирмы;
- технический координатор – сотрудник компании заказчика, который будет координировать работы по разработке системы и ее дальнейшей эксплуатации.
На этапе предварительных переговоров рассматриваются, обсуждаются и принимаются протоколом примерно следующие вопросы:
- цель и задачи разработки системы, анализ соответствия бизнес стратегии компании заказчика;
- модель жизненного пути проекта, наиболее детально;
- OBS-структура проекта, ответственные за каждый этап жизненного пути проекта;
- техническое обеспечение системы (количество рабочих мест, уровень модернизации существующих информационно-компьютерных систем);
- финансовое обеспечение проекта (порядок цифр);
- сроки реализации проекта (вехи календарно-сетевого графика);
- уровень качества (соответствие международным, отраслевым, внутрифирменным стандартам качества работ и качества результата проекта);
- общие требования к отчетности по проекту.
Исследование объекта Заказчика.
Следующим этапом является исследование объекта заказчика. Цель этапа - проанализировать текущее состояние объекта заказчика, уточнить стоимостные и временные характеристики проекта, уровень сложности, проанализировать основные и специфические риски проекта, определить план реализации проекта с распределением ответственности на каждом этапе. Результатом данного этапа является комплексный отчет, из которого должно быть ясно: быть проекту или не быть. Отчет также должен содержать информацию для разработки договора. Укрупненный перечень работ этого этапа представлен в таблице 1.
Этап 2. Разработка системы.
Этап разработки это выработка основных технических решений, составление и утверждение концепции будущей системы у заказчика, а также разработка комплексного Технического задания (далее ТЗ) на систему. Причем стандарт, по которому будет разрабатываться ТЗ, необходимо определить заранее, так как на сегодняшний день в сфере ИТ существует около 10 различных стандартов на разработку ТЗ, как отечественных, так и международных. Укрупненный перечень работ этого этапа представлен в таблице 2.
Этап 3. Обеспечение системы.
Третий этап выполняется практически параллельно со вторым и заключается в осуществлении закупок всех необходимых материалов, оборудования, услуг экспертов и т.д. Этот этап очень важен для проекта, так как от него зависит время реализации проекта. Укрупненный перечень работ этого этапа представлен в таблице 3.
Этап 4. Внедрение системы.
На данном этапе разрабатывают полный комплект технической документации на систему, включая руководства пользователей рабочих мест, общесистемные руководства и т.д. Также на этом этапе система проходит опытную эксплуатацию и доработку по ее результатам. Затем моделируется рабочий проект компании, в котором участвуют все пользователи системы. Этот проект считается "пилотным" и находится на особом контроле у руководства. Вместе с реальными пользователями систему эксплуатируют еще и разработчики, по ходу устраняя замечания.
После этого систему передают в промышленную эксплуатацию, и проводят вторую часть обучения пользователей. Это обучение направлено на поддержку и эксплуатацию системы силами самих пользователей.
Конечно, рассмотренный проект является очень упрощенным, все работы укрупнены до уровня пакетов работ, за которыми стоят коллективы исполнителей. Однако если проект будет насчитывать несколько сотен таких работ или самих проектов будет десяток, то просчитать такой график вручную очень сложно, не говоря уже об экономике такого проекта/проектов.
5. Инструмент менеджера проекта.
Остановимся на продукте американской компании Primavera Systems, Inc. Этот инструмент разработан и применятся при реализации крупных проектов, а также для корпоративного управления большими проектно-ориентированными компаниями, холдингами и т.д.
Программное обеспечение Primavera разделяется на следующие пакеты по направлениям:
01. Engineering and Construction (Промышленное и гражданское строительство, машиностроение)
02. Information Technology (Информационные технологии)
03. New Product Development (Разработка нового продукта/НИОКР и ПИР/Hi-Tech)
04. Maintenance and Turnaround (Техническое обслуживание и ремонты)
05. Professional Services (Телекоммуникации, фармацевтика, консалтинговые услуги)
Линейка ПО Primavera насчитывает свыше двадцати различных пакетов, модулей и систем управления проектами, разработанных для организаций и предприятий в рамках концепции управления ─ Management by the Project (управление через проекты).
В этой статье детально рассмотрен комплекс программных продуктов - Primavera Project Planner for the Enterprise, который сейчас получил новое название - Primavera Project Planner Professional.
Primavera Project Planner Professional (P4) - это комплекс программных продуктов для многопроектного планирования и контроля, обеспечивающий управление всеми проектами организации.
Менеджеры, управляющие программами и проектами так же, как и проектировщики и планировщики, используют P4 для создания полной информационной модели всех проектов - от укрупненного анализа по статьям затрат и структуре декомпозиции работ до упреждающего контроля за крайними сроками завершения проекта, результатами и рисками.
P4 дает возможность руководителям проектов эффективно планировать, составлять бюджет, отслеживать и контролировать все проекты. P4 работает на реляционных базах данных Oracle и Microsoft SQL Server для обеспечения масштабируемости управления проектами организации.
Рис. 1. Главное меню программы
Поддержка большого количества планов и альтернативных вариантов проектов предприятия, использующих базу данных P4 для быстрого сравнения и анализа, осуществляется посредством клиент-серверной технологии.
Project Planner Professional (P4) - это "командный центр" для всех данных, необходимых для контроля проекта и его успешного завершения. Он легко адаптируется к окружающей обстановке распределенной работы, информируя всех участников команды проекта и исполнителей о текущем состоянии проекта. Через динамический Web-сайт проекта и информативные отчеты и графики, проектная информация всегда доступна всем пользователям проектного офиса.
Целостный взгляд на все реализуемые на предприятии проекты обеспечивается за счет использования программного обеспечения, охватывающего жизненный цикл каждого из них.
Рис.2. Общая схема информационного взаимодействия в "P4".
Контроль всех проектов организации.
- Представление любой из иерархий проекта в виде дерева или схемы.
- Определение приоритетов и управление всеми проектами предприятия.
- Эффективный обмен информацией внутри организации.
- Анализ альтернативных вариантов для оптимального использования ресурсов и своевременного завершения проектов.
- Планирование непредвиденных ситуаций с помощью своевременного определения и ослабления рисков.
- Успешное выполнение графика и освоение бюджета для проектов и программ.
- Анализ статуса проекта и мониторинг его выполнения.
- Анализ проекта с разных точек зрения: руководителя проекта, функционального менеджера, менеджера по финансам и т.д.
Планирование "сверху-вниз".
С помощью пакета "P4" Вы можете на стадии предварительного планирования разработать структуру проекта и поставок в рамках проекта. Планирование "сверху-вниз" позволяет определить подходящую структуру декомпозиции работ (WBS), иерархию ресурсов и структуру статей затрат для детального планирования и последующего бюджетирования. Иерархические структуры - идеальная конструкция для определения содержания проекта и работ, которые должны быть достигнуты, а также для оценки выполнения проекта и многопроектного анализа. У вас не возникнет вопросов о структуре распределения ответственности и обязанностей исполнителей при выполнении работ по проекту на основе WBS и OBS-структур.
Помимо определения иерархической структуры кодирования проекта, Вы можете назначить любое количество кодов для удобства работы и последующей классификации работ, согласно с установленными категориями, такими, как местоположение, фаза, отдел или тип работ.
Группируйте работы для промежуточного отслеживания итогов по стоимости или количеству, используя любую комбинацию категорий кодов. Используйте коды проектов, ресурсов и видов работ, так же, как структуры WBS, OBS и отчеты по стоимости для фильтрации, группировки и просмотра информации по проекту, создавая, таким образом, всевозможные отчеты.
Полная картина происходящего поможет понять общие тенденции развития проекта. Отслеживайте проект для того, чтобы оставаться в рамках бюджета и сроков завершения.
- P4 позволяет Вам выбирать подходящий уровень детализации на экране и в отчетах.
- P4 позволяет установить опции расчета стоимости на любом уровне WBS, включая опцию расчета стоимости до завершения, используя индексы выполнения.
- P3e автоматически уведомляет через e-mail ответственных о возникающих проблемах, требующих их внимания, и сохраняет все данные, связанные с проблемой для продолжения работы.
- P4 точно определяет проблемные места проекта - изменение цены и графика выполнения работ, риски или неучтенные вехи - так вы можете быстрее решить все свои проблемы, или избежать их в целом.
Управление по показателям.
P4 помогает управляющим проектами фокусироваться на наиболее важных результатах. На основании цены, графика и фиксированной стоимости, Р3e автоматически просчитывает результат, когда параметры проекта превышают заданные показатели. Управляющие проектами могут расставлять по приоритетам обработанные результаты и с помощью e-mail обмениваться информацией с ответственными лицами, обеспечивая быстрое принятие решений.
Анализ реальных рисков.
Чтобы убедиться, что проектные риски должным образом идентифицированы и определены количественно, Р3e интегрирует управление рисками и оценку воздействия этих рисков (ограничение в ресурсах, недостаток соответствующих навыков или неясность проектных целей).
Рис. 3. Календарно-сетевой график проекта. Фрагмент учебного курса.
Риски могут быть категоризированы и задокументированы как часть полного проектного плана. P3e помогает Вам планировать неожиданные ситуации, проводя анализ альтернативных вариантов "Что - Если" для определения графика и стоимости проектных рисков.
Таким образом, Вы можете выбирать последующие шаги в случае наступления риска - нехватки ресурсов, изменения в договорах или приоритетные изменения - чтобы смягчить их воздействие на проект.
Оцените возможность возникновения рисков в проектах, комбинируя различные воздействия и факторы вероятности.
Вычисление влияния рисков на бюджет проекта и график выполнения работ.
P3e - простой, гибкий интерфейс, простой в понимании и использовании. С помощью Мастеров Вы без труда добавите необходимые работы и ресурсы и создадите различные сообщения. Используя диаграммы Ганта, PERT-представления и ресурсные диаграммы для отслеживания проектной информации в процессе создания расписания проекта, и затем, в процессе управления им.
Комбинируйте в Р3e PERT представление с WBS и RBS структурами, чтобы наглядно видеть любой слой проекта и связи между работами.
Максимально используйте в Ваших проектах опции выбора модели для каждой конкретной ситуации. P4 позволяет определить, как долго будут продолжаться работы исходя из доступного количества ресурсов на базе их календарей. Опции расчета расписания и выравнивания ресурсов учитывают пределы потребления ресурсов, приоритеты работ и другие факторы для создания оптимальных проектных планов.
Архив проектов.
Когда разрабатывается проект, ведите архивы проектов (копии проектов с их собственным названием и полным проектным описанием). Например, сохраняйте начальный базовый проект, завершенный базовый проект или любой другой тип проекта, который Вы хотите отслеживать и обрабатывать для сравнения с текущим проектом, или если необходимо, восстановить как текущий проектный план.
P3e составляет каталоги связанных с проектом документов, таких как рекомендации, шаблоны процедур или комплекты проектной документации, и хранит детальные примечания по работам, делая их доступными в любой момент. Добавьте уникальные пользовательские данные по работам с помощью Пользовательских полей данных.
Управление ресурсами в проектах.
RBS - это структура ресурсов предприятия, которая определяет все ресурсы, доступные для работы с проектом - классифицируя их как рабочую силу, машино-механизмы или материалы. Поскольку Вы назначаете ресурсы полностью или частично для выполнения задач, P3e позволяет установить зависимости между различными работами проекта или проектов для оптимального использования ресурсов.
P3e отслеживает затраты по работам и фиксированные затраты такие, как например, командировочные, материалы и накладные расходы. Суммируйте данные по ресурсам и затратам с помощью RBS, OBS структур, статей затрат и т.д. P3e сравнивает фактические затраты и количество с плановыми показателями, выявляя расхождения, которые Вы можете просматривать в таблицах, графиках или отчетах.
Рис. 4. Анализ ресурсного профиля. Фрагмент учебного курса.
Диаграмма Ганта и ресурсный профиль помогают Вам акцентировать внимание на определенных ресурсах, назначенных на работы.
Формируйте потребности в ресурсах с учетом пределов потребления и возможности сверхурочной работы.
P3e играет важную роль в обмене информацией по проектам, помогая Вам информировать всех участников относительно продвижения проекта, проблем и изменений. P4 позволяет Вам выбрать лучшие из средств связи для обмена информацией: e-mail, Web или печатная информация.
Стандартные отчеты для поддержки решений. В P4 существует более 100 стандартных отчетов, Мастер быстрого создания новых отчетов, и встроенный генератор пользовательских отчетов.
Отчеты могут быть построены как по всем проектам предприятия, так и по отдельным проектам, а также по определенному фильтру, который выделит необходимые данные.
Кроме стандартных отчетов можно легко просмотреть информацию в виде Диаграммы Ганта, PERT-представления, WBS структуры и др. P3e сохраняет отчеты в Web форматах, типа HTML, JPEG и PNG файлов.
Web - публикации.
Для общего доступа к проектной информации всех участников проекта, используйте Web-сайт P4. Вы решаете, сколько и какого рода информацию публиковать, какие включать отчеты и т.д. Используя динамические WBS, RBS структуры и коды работ пользователи могут видеть детально работы, ресурсы, риски, уведомления.
Рис. 5. Сравнение факта и целевого плана проекта. Фрагмент учебного курса.
Project Portfolio Analysis. Добавление Primavera Portfolio Analyst предоставляет менеджерам, аналитикам и исполнителям возможность рассматривать и подбирать комбинации проектов, включая завершенные и альтернативные проекты, для последующего анализа. Просматривая RBS структуру проекта, Вы можете увидеть ресурсы, использующиеся в этом портфеле проектов. Распределите стоимость и график выполнения работ среди множества проектов. Проверяйте достижение ключевых вех во всех проектах в пределах портфеля, включающего проекты с определенным источником финансирования.
Рис. 6. Публикация WEB-сайта проекта.
Контроль состояния проектов
Просмотр данных в режиме "контроля" отображает суммарную и детальную информацию по проектам. Контроль помогает Вам успешно управлять проектом, своевременно определяя отрицательные тенденции и позволяя вовремя сделать необходимые корректировки проекта. Воспользуйтесь преимуществом и ручного, и автоматического обновления проектов актуальной информацией.
P4 позволяет легко выполнять модификации ресурсов и работ, чтобы соответствовать темпу развития Ваших проектов. Сравнение текущего и целевого профилей проекта выявляет расхождения, и предоставляет возможность регулировать свою деятельность, так, чтобы достичь поставленных целей.
Primavera Portfolio Analyst дает возможность понять текущее состояние и потребности в ресурсах для любой комбинации проектов.
Рис. 7. Сводная схема описания работы комплекса "P4".
Резюме.
Таким образом, программное обеспечение Primavera это профессиональный и, наверное, самый удачный инструмент управления большим количеством различных проектов в рамках одного предприятия, с использованием одной базы данных. Однако даже это не делает его панацеей от проектных рисков и неудач. Для того чтобы реально застраховать проект от рисков необходимо заниматься созданием системы управления проектами на предприятии. Процесс создания СУП на предприятии сам является проектом, который в среде профессионалов получил названия проект ВИТ. А главная цель любого проекта ВИТ – это, прежде всего, оптимизация информационного взаимодействия внутри бизнес-системы и за счет этого повышение быстроты и качества принятия управленческих решений. Любая другая цель внедрения информационной системы – это иллюзия "ходьбы в ногу со временем", которая часто заканчивается печальными последствиями именно для заказчика.
