Семинар по офис-менеджменту

секретари, офис-менеджеры, ассистенты руководителей.

Получение, систематизация знаний и умений по эффективной организации работы офиса

Кто такой офис-менеджер? Профессиональные и личные качества. Значимость роли офис-менеджера в работе компании. Роли и финкции: офис-менеджер, помощник руководителя, секретарь, администратор. Основные направления деятельности, должностные обязанности и порядок работы.

Организация работы офиса. Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса. Организация питания сотрудников.

Организация снабжения офиса. Анализ предложений. Закупка канцелярских, хозяйственных и других товаров для деятельности офиса. Организация системы хранения. Учет.

Корпоративный стиль. Представительская деятельность. Составляющие корпоративного стиля. Организация приема деловых партнеров. Организация и проведение презентаций. Прием делегаций. Организация корпоративных м ероприятий.

Работа с телефоном. Голос, как инструмент достижения желаемого результата: громкость, тембр,темп, интонации, четкость восприятия. Особенности приема входящих звонков. Фильтрация звонков. Планирование исходящих звонков.

Прием посетителей. Организация приема посетителей. Решение вопросов посетителей в рамках полномочий.

Планирование времени и работа с информацией. Планирование рабочего времени руководителя. Планирование личного рабочего времени. Работа с информацией. Поиск и источники информации. Отбор и структурирование. Правила донесения информации до руководителя (краткость, конкретность, адресность). Специфика донесения негативной информации.

Взаимодействие офис-менеджера с сотрудниками офиса. Роль офис-менеджера в создании БПК в рабочем коллективе. Конфликты и пути их разрешения.