Управление проектами: алгоритм успеха

На мастер-классе «Управление проектами» Андрей Штепин вместе с Александрой Ролей, руководителем компании «Международная академия менеджмента и коучинга», рассказали об алгоритме успешного проекта, независимо от его масштабов. Об этом и многом другом читайте подробнее в репортаже с мастер-класса специально для посетителей портала Training.com.ua

«Тысячи путей уводят от цели и лишь один-единственный — ведет к ней»
Мишель Эйкем де Монтень, французский философ

Необходимость, продиктованная временем

Управление проектами (project management — англ.) — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели в сбалансированных условиях (время, ресурсы, объемы работ, качество, риски и прочие ограничения). И хоть считается эта наука достаточно молодой, ее корни уходят глубоко в ХІХ столетие — век Петра Чайковского и Наполеона Бонапарта, Александра Пушкина и Фридриха Ницше.

В далеком XIX веке был изобретен первый автомобиль, телефон, кинематограф и множество других вещей, без которых сегодня мы не можем представить современную жизнь. Поток идей, хлынувших в эту эпоху, рост сложности делового мира, а также появление крупномасштабных государственных проектов привели к массе проблем на пути их реализации. В частности, ребром встал вопрос организации ручного труда тысяч рабочих и обработки невероятно больших объемов сырья.

Алгоритм успешного проекта заключается в правильной и системной подготовке

Руководители оказались в непростой ситуации, разрешить которую помог американский инженер Фредерик Тейлор. Инженерная мысль находчивого американца привела к революции в сфере менеджмента. Более того, Тейлор стал основоположником школы «научного менеджмента». Ученый утверждал, что менеджмент — это истинная наука, базирующаяся на определенных законах, правилах и принципах. Их правильное использование позволяет решить проблему роста производительности труда.

Именно он первым в подобной практике сделал упор на решение проблемы дефицита руководителей-специалистов. А в то время, когда горе-предприниматели безрезультатно пытались заставить своих рабочих трудиться больше и дольше, Тейлор ввел понятие эффективной работы. Его ученик и последователь Генри Гант вошел в историю как автор «диаграммы Ганта», с помощью которой анализировались все задачи в текущем процессе. Работы этих и других ученых в дальнейшем позволили выделить управление проектами в отдельную бизнес-функцию.

Залог успешности проекта

Алгоритм успешного проекта заключается в правильной и системной подготовке. А что же является критерием успешности?
«Критерием успешности проекта нужно считать удовлетворенность заказчика. Даже если формально достигнуты все цели, но заказчик недоволен проектом, вряд ли, он пригласит нас на следующий проект.

Кроме того, сейчас нам нужно постараться, чтобы этот проект в будущем соответствовал стратегическим интересам компании. Самые продвинутые руководители проектов не только смотрят, как пройти из точки, А в точку Б, но и при планировании проекта стараются предвидеть, сможет ли проект развить предприятие в целом», — делится опытом Андрей Штепин.

Какие шаги нужно сделать для того, чтобы реализовать проект? И что нужно делать для того, чтобы максимально гарантировать успех проекта? На эти вопросы также дает ответы Андрей Штепин.

«Что касается того, что нужно сделать, чтобы проект стал успешным, то существуют разные подходы. Один из них — тот, который применяется Международной Академией Менеджмента и Коучинга (МАМК) в учебном курсе немецкой Академии управления и экономики AFW. То есть классический подход: это определенные фазы, действия, которые мы должны выполнить.

И каждое действие может быть оценено: насколько эффективно и качественно оно выполнено. Если мы качественно выполнили подготовку к проекту, структурирование, планирование и т. д., то это повышает вероятность успешной реализации проекта. В основном, реализация проекта при грамотном планировании представляет собой управление изменениями и конфликтами».

Что наша жизнь? — Проект!

«Проекты нужны для того, чтобы оптимально использовать ресурсы. Чтобы достичь какой-то цели на определенном временном участке предприятия используют ресурсы, в том числе и человеческие. Это — экономия средств, что особенно актуально во время кризиса», — говорит Андрей Штепин. Какую бы цель мы перед собой ни ставили, она может быть реализована только при правильном и тщательно проработанном подготовительном этапе. И тогда успех обеспечен: будь то открытие парикмахерской, реализация PR-кампании или просто ремонт в квартире.

Проектное мышление помогает видеть проект от начала и до конца

По словам Андрея Штепина, одним из ключевых моментов на пути к успешной реализации проекта является умение исполнителя мыслить проектно. Проектное мышление помогает видеть проект от начала и до конца, а выполнение его протекает не фрагментарно, а фазами: одна плавно переходит в другую.

В 1960-х годах вышла книга «Теория систем и управления ими» авторов Ричарда Джонсона и Джеймса Розенцвейга. Они представили компанию в виде человеческого организма — со скелетом, мускулами, кровеносной системой и т. д. Намек прост: для процветания компании необходимо, чтобы все ее функциональные части работали согласованно.

В процессе обучения программе, презентованной Александрой Ролей и Андреем Штепиным, студентам, будущим проектным менеджерам, осваивающим курс дистанционно, предлагается обучение на примере реального проекта. Сюжетная линия, введенная в курс, помогает на практике осваивать все тонкости проектного менеджмента, а также удерживать интерес учащихся на протяжении всего курса обучения.

Руководитель с «корочкой»

Андрей Штепин рассказывает: «В Европе, чтобы быть руководителем, необходимо иметь соответствующий документ, подтверждающий квалификацию и право человека управлять людьми. Для того чтобы человек имел право руководить персоналом, так же, как и врач — лечить, нужно иметь своего рода лицензию. Это связано с тем, что немало людей пострадало от безграмотного руководства, что повлекло за собой лавину судебных исков.

Проекты нужны для того, чтобы оптимально использовать ресурсы

Например, бухгалтеру достаточно иметь специальное образование. А вот главный бухгалтер, у которого есть подчиненные, должен быть аттестован как менеджер. Так, в конце курса обучения по программе AFW учащиеся получают подтверждающий сертификат, в котором перечислены все шесть фаз проекта, включая практическое задание со средней оценкой за весь курс обучения. Этот диплом позволяет работать не только над проектом, но и руководить людьми».

Среднестатистический украинский руководитель пока имеет право руководить без соответствующего образования. Но среди успешных и по-настоящему сильных менеджеров все больше тех, кто повышает свой уровень руководителя с помощью разнообразных курсов, тренингов и международных программ.

Ведь на самом деле непрерывный процесс обучения не только позволяет отточить свое мастерство виртуозного управления проектом (компанией), но и раскрыть потенциал сотрудников, вовлеченных в этот процесс.

Задачи менеджера проекта?

Как человек, чья основная задача — реализовать проект, используя имеющиеся в наличии ресурсы, в том числе и человеческие, менеджер проекта должен иметь разнообразные навыки. Мотивирование членов команды, проявление творческого мышления и обеспечение эффективной коммуникации, как формальной, так и неформальной, — это лишь малая доля необходимых умений. Менеджер проекта должен быть готов к решению уникальных проблем, с которыми он ранее не встречался, именно здесь ему понадобится креатив.

Кроме того, работая на клиента, менеджер проекта должен уметь выявлять потребности заказчика, культивировать его доверие и привлекать его к сотрудничеству. Как управленец, проектный менеджер должен уметь распределять ответственность за проект и, что, немаловажно, в процессе осуществления не допустить «размывания» основных его целей.

Критерием успешности проекта нужно считать удовлетворенность заказчика

В то же время менеджер проекта должен умело «жонглировать» основными ресурсами, выделенными на реализацию проекта. Классическая модель реализации проекта описывается тройственной ограниченностью: содержание проекта, стоимость, время и качество. Если изменяется один из этих параметров, происходят изменения и во всех остальных. Так, сжатые сроки (время) могут вызвать увеличение стоимости и уменьшение содержания.

А ограниченный бюджет (стоимость) может вызвать увеличение сроков (времени) и уменьшение содержания. В ином случае управление проектами предусматривает такие ограниченности, как финансы, время и человеческие ресурсы. Таким образом, если уменьшается количество участников реализации проекта, то увеличивается время на его выполнение.

Необходимо ли получать дополнительное образование по управлению проектами?

Моисеев Олег, менеджер IT-проектов

Моисеенко Олег,
менеджер IT-проектов

— Желательно? — Да. Жизненно необходимо? — Пока нет.

Так или иначе, элементы проектной деятельности (в ее современной подаче, как набора, свода правил) давно и успешно применяются: планирование работ, анализ возможных рисков и т. д. Но поскольку любую деятельность (бизнес) можно рассматривать как проект, то получение готовых наработок (методик) по управлению данной деятельностью, достижению результата пойдет руководителю только во благо.

Если по роду деятельности требуется придерживаться каких-либо стандартов, в том числе и по управлению проектной деятельностью, то необходимость получения специального образования даже не обсуждается.

Выхватенко Геннадий, проектный менеджер

Выхватенко Геннадий,
проектный менеджер

— Процесс дополнительного обучения можно рассматривать с трех сторон. Во-первых, чтобы получить знания, можно почитать книжку, но каждый поймет прочитанное по-своему. Во-вторых, знания требуют подтверждения, например, сертификатом. В-третьих, лично я рассматриваю этот процесс как инвестирование в себя через образование.

Все эти составляющие для меня имеют примерно равное значение. Проектному менеджеру важно обладать некой комплексной системой знаний, но основное для него — это умение работать в команде и ее организовывать. В зависимости от того работает ли проектный менеджер на себя или в команде, нужны разные его качества и психологические особенности. Но если человек руководит командой, менеджмент здесь имеет самое главное значение.

22 апреля компания «Международная академия менеджмента и коучинга» провела мастер-класса «Управление проектами».