Убойная сила слова. Как провести эффективную презентацию

Автор: Ольга Анненко Источник: портал Тренинги в Украине
Фотограф: Галина Асеева

История полна примеров, когда известные мировые лидеры могли одним десятиминутным выступлением вселить надежду в аудиторию и заставить действовать. Некоторые скептики уверены, что в таких обращениях не обошлось без гипноза и манипуляций. А может дело в навыках успешной презентации? О том, как лидеру научиться вовлекать в свои идеи подчиненных, выяснял журналист портала Training.com.ua

Убойная сила слова. Как провести эффективную презентацию
Убойная сила слова. Как провести эффективную презентацию

Не победить, а убедить — вот что достойно славы
В. Гюго

20 января консалтинговая группа «Живое дело» провела мастер-класс на тему «Навыки презентации в работе руководителя. Умение вовлекать в свои идеи». Тренер мастер-класса, Алена Сысоева, начала встречу с философского значения топ-менеджера как личности и духовного лидера для своих подчиненных.

«Руководитель формирует общество, в котором он живет, своими словами, идеями и умением „зажигать“, — уверена автор мастер-класса, — именно поэтому менеджерам, наряду с умением презентовать свои идеи, грамотно и качественно доносить их до подчиненных, важно помнить — они отвечают за последствия. Поэтому нужно быть осторожными в своих идеях и проектах. Иногда это может привести к революциям».

Мастер-класс проходил очень эмоционально. Все присутствующие активно участвовали в процессе и не «сдавали» своих позиций до победного конца. Большинство из них занимали руководящие позиции в компании или занимались обучением, подбором и адаптацией персонала. Основными положениями тренинга, о которых договорились сразу и которые стали главными постулатами в работе всех участников мастер-класса были:

  • — Выходить за рамки. Научиться и пробовать, применять и только после этого оценивать;
  • — Знания — сила потенциальная. Главная сила заключается в умении предпринимать действия и применять знания;
  • — Правил, которые бы работали всегда, не существует. Все рассматриваемое может и работать и не работать.

Структура мероприятия была поделена на несколько частей. Во вступительной участники договаривались о терминологии, высказывали мнение о том, кто такой яркий оратор, что он обязан уметь и чем «пламенная» речь отличается от информационного выступления.

Только от нашего умения и от того, насколько понятно мы доносим наши мысли, зависит, в каком мире мы будем жить

Вторая практическая часть была посвящена проработке навыков в дискуссиях на три выбранные участниками вольные темы. Они были поделены между командами, и каждая отстаивала свою точку зрения: либо «за», либо «против», используя изученные правила успешной презентации и аргументации. Чем более парадоксальными были убедительные аргументы участников, тем больший это вызывало ажиотаж у оппонентов.

Третья, завершающая часть помогла сделать выводы, посмотреть выступления участников, записанные на видео, найти ошибки и выделить правила и методы аргументации.

Формула убеждающего выступления

Навык успешной презентации необходим почти всем, кто руководит коллективом, участвует в принятии решений, имеет отличную идею и хотел бы презентовать ее своим коллегам или подчиненным. Умение руководителя доступно и понятно объяснить «куда мы идем» важно для сотрудников, которые больше всего боятся неопределенности и изменений. В этом случае, топ-менеджер обязан не только ответить на все возникающие вопросы, но и уметь «нарисовать картинку» того, чего мы все сможем достичь, если будем работать слаженно и сообща.

Алена Сысоева, бизнес-тренер, коуч, ведущая школы тренеров, руководитель проектов КГ
Алена Сысоева, бизнес-тренер, коуч, ведущая школы тренеров, руководитель проектов КГ «Живое Дело»

«Каждый раз, когда мы что-то предлагаем, общаемся с коллегами или участвуем в обсуждении новых проектов, нам приходится продвигать свои идеи, — комментирует Алена Сысоева, — и в этом случае, следует говорить об умении влиять на мнение людей и, при необходимости, изменять его.

Только от нашего умения и от того, насколько понятно мы доносим наши мысли, зависит, в каком мире мы будем жить. Перед руководителем стоит нелегкая задача — объяснить на понятном для аудитории языке свою позицию, аргументировать свое решение и показать направление для работы в будущем. Именно это умение является для руководителя решающим и отличает успешного лидера от неуспешного».

По словам спикера, определяющими факторами, которые отличают убеждающее выступление, являются:

1. Способность понятно доносить главную идею. Какую основную суть или ключевое зерно вы выделили бы в презентации, если бы время, которое отведено на выступление ограничивалось 30 секундами?

2. Способность аргументировано объяснить свою точку зрения. Почему я уверен в том, о чем говорю?

3. Способность призвать аудиторию к действию. Что требуется от аудитории? Что должны сделать слушатели, чтобы идея презентации была реализована?

Но разделение презентации на три части не всегда работает безотказно. «Закон магического числа 3» будет неэффективен без вовлеченности оратора. Если пламенная речь не будет наполнена энергетическим посылом, никто в аудитории не поверит в то, что это хорошее предложение. Именно по живой энергии в речи судят о харизме оратора-руководителя и его способности чувствовать аудиторию.

«Закон магического числа 3» будет неэффективен без вовлеченности оратора

«Если мы хотим убедить в чем-то свою аудиторию, — замечает спикер, — энергетика нашего посыла возрастает по сравнению с обычным состоянием на 20–30%. А если говорить о завершении презентации, когда мы вносим в наше сообщение посыл к действию для аудитории, тогда энергетика нашего голоса, мыслей, влияния повышается до 40–50%».

А значит, презентация должна включать в себя намного больше, чем подготовленный текст, который логично разбит на три части. Для успешного выступления руководителю необходимо верить в идею и включить в выступление атрибуты известной «Формулы убеждающего выступления AIDAA», которая расшифровывается как:

  • — A — attention — привлечение внимания;
  • — I — interest — вызывающий интерес/актуальность;
  • — D — desire — вызывающий желание у аудитории иметь это;
  • — A — arguments — аргументированное объяснение, почему это возможно;
  • — A — act — включающий в себя призыв к действию.

По мнению Алены Сысоевой, использование в своем выступлении всех пунктов формулы обеспечит оратору максимальное внимание, раскроет главную идею, которая будет выглядеть не просто блеклым пятном на слайдах презентации, а станет интересной и желанной для большинства присутствующих.

Зачем и как нужно готовиться к презентации?

Подготовка к презентации является даже более важным этапом в выступлении, чем сама презентация. По словам Алены Сысоевой, чем тщательнее и продуктивнее будет произведена подготовка, тем лучше пройдет сама презентация и все поставленные перед презентацией цели будут достигнуты.

Подготовка к презентации является более важным этапом в выступлении, чем сама презентация
Подготовка к презентации является более важным этапом в выступлении, чем сама презентация

Для того чтобы подготовка была продуктивной, необходимо четко ответить на пять вопросов:

1. Какова главная цель презентации? Цель презентации — это важная составляющая любой презентации, которая поможет, во-первых, подготовить выступление так, чтобы получить результат, во-вторых, дает возможность проанализировать эффективность презентации после ее завершения.

2. К чему побуждать? Если вы ответите себе на вопрос «Что должен делать слушатель в результате презентации?», сразу выясните цель всех ваших трудов: проинформировать, спровоцировать на размышления, добиться нужного вам решения, вдохновить, зажечь, убедить, отказаться от стереотипов.

3. Кто ваша аудитория? Важно четко знать и понимать тех, кто будет слушать вас. Если вы выступаете перед данной аудиторией первый раз, выясните количество участников презентации; их образование и профессиональную подготовку, предпочтения; ожидания от встречи с вами.

4. Что действительно интересует слушателей? Что действительно заинтересует слушателей из того, что вы собрались рассказывать или представлять. Здесь можно набросать самые важные ключевые слова, о чем вы обязательно должны вспомнить, чем поделиться, какие вопросы или проблемы, которые тревожат аудиторию, нужно обязательно затронуть.

Оставьте время для вопросов и будьте к ним готовы. Не стоит бояться того, что вы не сможете ответить на все вопросы. Если вам нужно время для обдумывания, — предложите ответить в индивидуальном порядке после презентации или сообщите, когда сможете дать полный и развернутый ответ. Ни в коем случае не поддавайтесь на провокационные и агрессивные вопросы — переводите разговор в конструктив и конкретику.

Шесть классических способов начать презентацию

Выбрать начало для своей презентации — значит, найти оптимальный способ привлечь внимание аудитории, заострить внимание на проблеме, задать вопрос, на который слушатели не могут найти ответ. Примерами успешных презентаций могут быть выступления известных бизнесменов, киноактеров, режиссеров. Такие выступления объединяются в общую идею послания, цель которого — заставить аудиторию поверить в то, что предложенная тема и ее решение — оптимально.

Энергетика нашего посыла на презентации возрастает на 20–30%

Слушатели должны понять, что цель презентации и их личные цели неразрывны. Кроме того, они должны чувствовать, что проблема существует и ее нужно срочно решать — ведь «дальше так жить нельзя!». Наиболее удачным началом для презентации могут служить следующие варианты:

  • — Вопрос, заданный слушателям. Ярким примером такой презентации может быть работа представителей Herbalife, которые начинали свою презентацию с вопроса: «Хочешь похудеть? Спроси у меня: как!»
  • — Поразительная статистика или малоизвестный факт. Такая статистическая информация поможет показать масштабность проблемы, которую вы хотели бы затронуть в ходе презентации. Например: «По данным опроса украинской консалтинговой компании, каждый четвертый сотрудник в компании уверен, что нововведения — это способ найти повод снизить уровень зарплаты для сотрудников».
  • — Взгляд в прошлое или взгляд в будущее. В случае, если презентация проводится для сотрудников компании, нелишним будет привести финансово-экономические показатели эффективности, которые снизились в последнее время. И именно по этой причине вы и собрали всех: у вас есть идея, как компания может вернуться к прежним данным в блажащее время.
  • — Анекдот. Очень распространенное начало презентаций в американских компаниях. И не зря: рассказав смешной анекдот можно снять напряжение в аудитории и настроить подчиненных на неформальное, но конструктивное общение.
  • — Цитата. Часто именно цитаты известных мыслителей и философов четко формулируют цель презентации и дают аудитории понять главную цель выступления.
  • — Афоризм или легкое узнаваемое крылатое выражение. Использование крылатых выражений поможет емко описать проблему или цель встречи. Не пренебрегайте этой возможностью.

Сердце презентации: продолжаем в том же духе

Если главная задача первой части презентации — привлечь внимание аудитории, заострить внимание на проблеме и предложить готовое решение, то вторая часть должна быть целиком полностью посвящена ответу на вопрос: почему вы так считаете? Почему предложенный вами способ сможет помочь решить поставленную задачу, проблему, изменить ситуацию?

Слушатели должны понять, что цель презентации и их личные цели неразрывны
Слушатели должны понять, что цель презентации и их личные цели неразрывны

Для того чтобы основная часть презентации была полной, но не перегруженной информацией, автор мастер-класса предлагает обратить внимание на несколько важных пунктов, которые помогут выбрать оптимальные упорядоченные доводы:

  • — Направлять слушателей к конечным целям с помощью аргументов;
  • — Четко пояснять преимущества и выгоды предложения. Это поможет вовлечь собеседников в свою идею;
  • — Поделить общую тему на информационные блоки. Оптимально количество блоков — три;
  • — Каждый блок связать с предыдущим, чтобы они звучали, как взаимодополняющие, а не как разрозненные;
  • — Полученные тезисы для каждого блока согласовать с целями и задачами презентации. Продумать факты и аргументы.
  • — Выстроить логическую последовательность тезисов, таким образом, чтобы слушателям было легко следить за ходом ваших мыслей.

По словам Алены Сысоевой, в убеждающем выступлении должны присутствовать четкие, ясные, понятные тезисы, которые включали бы в себя ответы на вопросы: к чему вы призываете? В чем ваша идея? Какую мысль вы хотите донести до слушателей?

В убеждающем выступлении должны присутствовать четкие, ясные, понятные тезисы

Готовясь к основной части презентации, стоит также уделить внимание переходам между блоками и тезисами, найти «мостики», то есть те словесные переходы, использование которых в презентации будет оптимальным.

Существует несколько видов подобных переходов, и, чем больше из них будет использовано в вашей презентации — тем будет лучше:

1. Логический переход:

  • — Теперь, когда вы узнали о… Вам будет интересно увидеть данные проведенных исследований…
  • — После того, как мы поговорили о… давайте перейдем к рассмотрению…

2. Ссылки:

  • — Теперь давайте перейдем к тому, о чем упоминалось вначале презентации…
  • — Как я уже рассказывал…
  • — Получается, как в том анекдоте…

3. Риторические вопросы:

  • — Что же из этого следует?
  • — Как же можно достигнуть такого эффекта?

4. Внутренние итоги:

  • — Как вы видите, исходя из вышесказанного, напрашивается вывод…

«Не следует пренебрегать никакими из уже известных методов для подготовки хорошей презентации, — отмечает Алена Сысоева, — наряду с использованием логичной формы презентации, нужно обращать внимание и на такие важные методы, как методы привлечения и удержания внимания. Качественная презентация должна быть подготовлена таким образом, чтобы каждый информационный блок не просто давал новые подтверждения главной идее оратора, а показывал важность реализации этой идеи для сотрудников. Этого можно достигнуть, используя простые приемы, такие как обращение к слушателям и акцент на выгоды для аудитории, а не для компании, которую вы представляете».

Ставим жирную точку или знак вопроса?

Заключительная часть составляет всего 10–15% от общего времени презентации, но это не умаляет ее важность. Заключительная часть должна обязательно состоять из:

  • — Краткого итога-напоминания слушателям о том, о чем вы рассказывали в течение презентации с выводами и акцентами;
  • — Краткому описанию перспектив развития и взаимного сотрудничества;
  • — Призыву к действию;
  • — Слов благодарности;
  • — Ответов на вопросы слушателей.

Алена Сысоева уверена, что качественно подготовленная презентация поможет руководителю сделать главное: с одной стороны — грамотно и понятно выразить свои мысли аудитории, а с другой — проявить себя, как грамотного оратора, с которым хочется работать вместе и словам которого хочется верить. А ведь именно такое доверие необходимо, как сотрудникам, так и самому руководителю, который уверен — на своих подчиненных всегда можно положиться.

10 СОВЕТОВ, КАК ПРЕОДОЛЕТЬ СТРАХ ПЕРЕД ПРЕЗЕНТАЦИЕЙ
По мнению Алены Сысоевой, спикера мастер-класса «Навыки презентации в работе руководителя. Умение вовлекать в свои идеи», организатором которого выступило КГ «Живое Дело»:

1. Откажитесь от мысли, что вы должны всегда быть совершенны. Дайте себе право на ошибку. Спросите себя: «Что случится самое худшее, если я ошибусь?» Ошибка не приведет к смертельному приговору.

2. Представляйте результат, который хотите получить. Представляйте себе свое выступление в самом выгодном для себя виде. Мысленно отрепетируйте, как вы уверенно произносите речь, дышите свободно и легко.

3. Подумайте о содержании. Помните, у вас есть, что сказать аудитории, и все они хотят услышать это.

4. Любите ваших слушателей. Аудитория очень чувствительна к настроению ведущего. Верьте в то, что аудитория дружелюбна.

5. Оставьте прошлое позади. Помните: все хорошие ораторы выросли из не очень хороших ораторов. Они добились успеха, потому что решили с каждым новым выступлением говорить все лучше и лучше.

6. Выполните ряд физических упражнений.

7. Избегайте стимуляторов.

8. Поработайте над своим имиджем — вы должны излучать не только внутреннюю уверенность, но и быть одетым и причесанным соответственно.

9. Помните о дыхании. Глубокое дыхание снабдит ваш мозг и легкие кислородом.

10. Фокусируйте взгляд на дружелюбных лицах. Улыбка и одобрение наполнят вас уверенностью в себе.

МНЕНИЕ УЧАСТНИКОВ МАСТЕР-КЛАССА

Ольга Шинелева, менеджер по работе с персоналом АБ «Пивденный»
Ольга Шинелева,
менеджер по работе с персоналом АБ «Пивденный»

Для лидера важно быть понятным для группы и уметь правильно доносить свои идеи до аудитории. Лидер должен быть не только влюбленным в свою идею, но и найти понятные способы объяснить причину такой привязанности и уверенности в наилучшем результате.

Часто получается, что неправильно подготовленная презентация, неверно выбранная форма подачи и отсутствие правильной подготовки не дает возможности подчиненным понять и проникнуться идеей, которую пытается донести руководитель.

И как следствие — понимание, которое при внедрении новых правил или открытия нового направления в компании отсутствует, как таковое. Это нужно исправлять. И сделать это необходимо, в первую очередь, руководителю, обучаясь действенным методам правильной презентации, а не отправлять сотрудников на обучение, где они должны научиться повышать свои коммуникационные навыки.

Анна Бойко, менеджер по корпоративному управлению ООО «Концерн АПФ»
Анна Бойко,
менеджер по корпоративному управлению ООО «Концерн АПФ»

Успешная презентация — это хорошо и тщательно подготовленный экспромт, который включает в себя: главную цель, выявление проблемы, предложенные варианты решения и аргументы. Но все это должно быть спланировано в речи таким образом, чтобы казалось, что оратор, выступающий перед аудиторией, придумал это только что и никакой особенной подготовки не было.

Должно казаться, что руководителю, в силу своих лидерских качеств, просто нет необходимости готовиться, потому что он и так всегда выступает перед аудиторией успешно. Найти грань между тщательно подготовленными фактами и искренним обращением к подчиненным — одна из главных задач успешной подготовки к презентации.

Фотоотчет с мастер-класса «Навыки презентации в работе руководителя. Умение вовлекать в свои идеи» КГ «Живое Дело»
(30 фото)  Дата добавления: 29 апреля 2011
Фотоотчет с мастер-класса «Навыки презентации в работе руководителя. Умение вовлекать в свои идеи» КГ «Живое Дело»

20 января КГ «Живое дело» провела мастер-класс на тему «Навыки презентации в работе руководителя. Умение вовлекать в свои идеи». Тренером мастер-класса, выступила Алена Сысоева.



avatar
29.04.2011, 15:47
Автор: Наталия Лозийчук, тренинг-центр "СПИКЕР"
Можно комментировать данную статью - соглашаться со всем или спорить с отдельными моментами данного репортажа. Но вот с чем согласиться точно нельзя, так это с тем, что советы уважаемого тренера Алены Сысоевой - это 100% текст из переводной статьи Джудит Пирсон "10 советов как преодолеть страх публичного выступления".

Мы также в своей работе используем данный материал - в открытых и корпоративных программах по риторике и презентации. Толково написано, ничего не скажешь. Но мы в раздатках ПИШЕМ ИМЯ АВТОРА.

Очень жаль, что тренер Сысоева нарушать авторские права.

Надеюсь, читатели выводы сделают сами
avatar
06.05.2011, 12:54
В таком случае нам можно просто почитать книжки, а не платить необоснованно высокие суммы за тренинг :))

Тренеры!
создавайте собственные тренинги, а не озвучивайте чужие книги!!!
avatar
06.05.2011, 22:49
Автор: Наталия Лозийчук, тренинг-центр "СПИКЕР"
Полностью разделяю Вашу позицию, уважаемый "безымянный". Призыв действительно хорош!:)

Ляп одного тренера бросает тень на работу других коллег по цеху. Кстати, и на работу журналиста - автора данной статьи, и на качество работы редактора сайта. Увы, таковы реалии рынка...

Вы правы и в том, что не следует озвучивать чужие книги. Однако хочу выдать наш "страшный:)) тренерский секрет": используем данную статью как учебный текст в блоке "Эйдетика". Именно этот текст участники нашей Школы ораторского мастерства учатся запоминать, развивая свою память. Польза двойная: и техники развития памяти осваивают, и становятся уверенней в публичных выступлениях...Итого: стараемся знакомить всех с лучшими в мире и признанными жизнью советами:)). В такой оригинальной учебно-развивающей форме.

Надеюсь, наш "секрет" поможет молодым тренерам создавать свои авторские программы, а заказчикам - не судить столь категорично о всех тренерах:))
И продолжать читать книги. В том числе и наши:))

Спасибо за неравнодушие!
Читайте также лучшие публикации раздела «Наше все»:
Поиск работы: профессиональный подход 28 апреля 2011
Вы начинаете – и вы выигрываете. Техники влияния в переговорах 27 апреля 2011
На портале "Тренинги в Украине" размещена полная и актуальная информация о рынке тренинговых услуг. Вы можете выбрать тренинги, семинары, учебные курсы по эффективным презентациям в открытом, корпоративном формате или объявить тендер на обучение.
 




Внимание! Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
← Перейти на  главную страницу
О портале
Подписка на новости
Размещение рекламы
Условия републикации
Тренинговым компаниям
© 2006-2018, Центр Развития Карьеры
"Формула Успеха", тел.: (044) 501-28-68,
e-mail: editor@training.com.ua