Оксана Величко

"Т": Расскажите подробней о Вашей программе "Секреты делового письма".

Программа "Секреты делового письма" раскрывает нюансы того, как правильно писать деловые письма, как искусно и точно доносить свои мысли, как быстро и корректно составить деловое письмо.

В современном мире общение между деловыми людьми, как правило, осуществляется по электронной почте. С ее помощью развивают и поддерживают деловые отношения, продают товары и услуги, информируют, благодарят, просят, поздравляют и требуют…Профессиональное умение грамотно доносить мысли в письменной форме необычайно важно для успеха в бизнесе. По письму можно судить не только о его авторе, но и компании, представителем которой он является. Как результат, письмо может создать как плохую, так и хорошую репутацию человеку или фирме.

Программа "Секреты делового письма" о том, как писать письма на русском и украинском языках кратко, точно, лаконично и получать желаемые результаты. Целевая аудитория этого тренинга самая широкая: менеджеры, специалисты, референты компаний - все у кого на рабочем столе стоит компьютер. Длительность программы - полтора дня и проводится она как в открытом, так и в корпоративном формате.

"Т": В чем отличие вашей программы тренинга от других программ, обучающих делопроизводству?

В своей программе мы не фокусируемся на юридических аспектах письма (определенные виды писем должны содержать определенную информацию). Наша программа о критериях современного делового письма и, в первую очередь, мы обучаем тому, как писать деловые письма и развивать с их помощью продуктивные и долгосрочные партнерские отношения.

"Т": Когда эффективней письменная коммуникация, а когда предпочтительнее решать вопросы устно?

Часто участники тренингов утверждают, что им гораздо проще решать вопросы в телефонном режиме. Несомненно, мы говорим намного быстрее, чем пишем и многие вопросы действительно нужно решать на личных встречах или по телефону. В устном общении у нас намного больше возможностей произвести впечатление, например своей внешностью и обаянием, голосом, улыбкой, уверенным поведением. В тоже время, есть ряд ситуаций, когда правильнее будет написать письмо. Это когда:

• сообщение надо донести сразу до большего количества людей;
• нужно передать важную или официальную информацию;
• в будущем нам необходимо неоднократно обращаться к принятым решениям;
• сообщение должно быть передано максимально точно;
• человеку необходимо обдумать сообщение, прежде чем на него ответить.

Полезно также закреплять письменно любые договоренности, достигнутые во время переговоров. Для этого во многих компаниях существуют специальные бланки, которые необходимо отправить клиенту (партнеру) в течение определенного времени после встречи. Ведь в бизнесе, того, что не зафиксировано на бумаге не существует.

А самое главное – письмо дает огромное преимущество, позволяя подумать о том, что вы хотите сказать, выбрать из многих слов самые подходящие, вычитать, отредактировать, дать проверить коллеге, отложить написанное письмо "до завтра" и просмотреть "на свежую голову".

"Т": В чем особенности современного делового письма? Какие ошибки допускают люди при его написании?

В среднем, рядовой менеджер тратит 1-2 часа в день на работу с электронной почтой. Садясь за компьютер для того, чтобы написать деловое письмо, мы сталкиваемся с целым рядом задач: как корректно начать и завершить письмо, как логично структурировать информацию, какие аргументы привести и многое другое.

Ошибки допускаются разные. Например, в стиле и оформлении письма, делая его либо слишком сухим и строгим, либо разукрашивая смайликами и шрифтами всех размеров и цветов радуги. Очень часто нам кажется, что если это письмо деловое, то мы обязательно должны его написать в строгом, "сухом" стиле. Письма пестреют формальными фразами из лексикона юриста, как например: "Примите к сведению вышеизложенное…", "Нижеподписавшиеся сотрудники", "Извещаем Вас о том, что…" и т. д. Часто встречаются ошибки в логике изложения: неконкретность, неясность целей письма и непонятность того, что читателю теперь делать. По своей сути письмо, как глагол, должно отвечать на вопрос "что делать?" с полученной информацией. Ну и, наконец - грамматические ошибки! Все референты и секретари в один голос твердят, что наиболее сложно с точки зрения грамматики - склонение имени адресата в украинском языке. Также мне часто встречались "обезглавленные" письма, у которых в разделе тема ничего не значится.

Современное деловое письмо – инструмент поддержания и развития партнерских отношений. Письмо должно быть вежливым, понятным, кратким, корректным, и в тоже время, обладать шармом индивидуального стиля автора! Наш тренинг поможет овладеть техникой деловой переписки, не допуская стандартных ошибок.

"Т": А какое письмо – "правильное"?

Есть 5 главных критериев "правильного" делового письма.

Первый критерий - ясная цель. Писатель четко должен понимать, что именно он хочет сообщить читателю и какие результаты получить от письма.

Второй критерий – автор должен помнить о своем адресате, учитывая, что ему будет важно и интересно узнать, какую пользу он может извлечь из этого письма.

Третий критерий – правильная структура письма, логичное и последовательное изложение материала. Существуют различные виды писем, но у каждого из них есть обращение, вступление в котором сообщается цель; "тело" письма, содержащее основную идею и аргументацию; краткое резюме и вежливая завершающая формулировка.

Четвертый критерий – ясность и простота изложения. Очень важно, чтобы письмо не занимало больше половины страницы, иначе в 80 % случаев его не дочитают до конца. В деловом письме популярен принцип KISS (Keep it short and simple), который напоминает нам о том, что слова и предложения должны быть краткими, знакомыми и простыми, так как, если что-то можно понять неправильно – то это и поймут неправильно.

Не даром Паскаль просил "простить, что письмо получилось таким длинным, так как не было времени сделать его короче"…

И пятый критерий – качественное редактирование письма: проверка правописания и знаков препинания, позитивность формулировок и общего "настроения" письма. Кстати, многие люди сами отнимают у себя время, когда пишут письмо, сразу редактируя его: исправляют формулировки, проверяют, перечитывают после написания каждого предложения. Наиболее правильный и быстрый способ написания – изложить то, что хотите сказать быстро и не задумываясь, и только после этого - сокращать, улучшать, подбирать более точные формулировки, редактировать и вычитывать.

"Т": В чем могут возникать трудности при написании письма?

Бывает сложно сформулировать письмо кратко. Часто не хватает стандартных штампов и фраз, которые можно было бы использовать. Трудно писать определенные виды писем, например, письма-напоминания, ответы на рекламации, коммерческие предложения. Бывает, нет вдохновения и письмо "не пишется": "не знаю, как начать, как обратиться", либо написание письма занимает много времени, нет навыка, нет примера.

"Т": Какие инструменты получат участники в ходе программы?

Программа позволяет за очень короткий срок получить самые необходимые знания, для эффективной деловой переписки. Наш тренинг очень технологичен. В тренинге участники выполняют более 15 различных упражнений, позволяющих отработать основные навыки деловой коммуникации. Например, задания, в которых участникам необходимо упростить формулировки, логично структурировать текст или составить письмо определенного вида.

Буклет материалов тренинга будет включать в себя набор примеров деловых писем и более 150 типовых фраз для разных видов писем. Также, для того, чтобы участники тренинга могли самостоятельно доводить до совершенства свои навыки, мы дарим им чек-лист, с критериями, по которым за 1 минуту можно проверять свои письма. Когда ребята возвращаются на свои рабочие места, эти материалы служат им отличным подспорьем в написании деловых писем.

В целом, такое обучение дает участникам легкость в написании писем, а компании уверенность в том, что эти письма действительно выдержаны в корпоративном стиле и могут выгодно представлять их интересы.

"Т": Что бы Вы пожелали посетителям сайта?

Один из героев книги Габриэля Маркеса "Сто лет одиночества" писал настолько страстные любовные письма, что к нему выстраивались очереди влюбленных! Желаю всем читателям также совершенно постичь это мастерство, расти, развиваться, получать удовольствие от жизни и становиться профессионалами в своем деле, имея смелость проявлять себя, в том числе и в письмах. А еще хотелось бы напомнить о том, что сейчас весна и есть смысл время от времени выходить из-за компьютера, оставляя бескрайние просторы Интернета, чтобы оглядеться вокруг и почувствовать "вкус" жизни !