Сага об оптимизации, или Как делать больше за меньшее время

Приоритет для всех и каждого

Понедельник 9.00. ** октября 2005 года. Перед вами список дел, которые вы должны сделать. Вы не знаете с чего начать, а выполняя одно, чувствуете, что не успеваете сделать другие. Все это вгоняет вас в состояние постоянного стресса. Вы устали, вы… Давайте остановимся на этом критичном и такой до боли знакомом моменте.

В каком состоянии приходиться трудиться современным представителям успешных бизнес-компаний?

Как только мы стараемся сконцентрироваться и приступить к выполнению своих задач, как начинается: к нам забегают коллег и босс, приходять десятками имейлы, факсы, звонки и так до бесконечности...

Милионы лет назад. Эпоха первобытного человека. Все о чем он думает – это защищенная семья, пойманная добыча и побег от хищника или более сильного врага. А сколько задач решаем мы в своей повседневной деятельности 30, 50, 100?.. Это наша реальная ситуация. И как нам быть, как удержать это все в голове, при том, что наше сознание в нормальном состоянии может удерживать не более 7 единиц информации? А как хотелось бы, чтобы каждое сообщение приходило к нам табличкой "мой приоритет 27", моя ключевая область (зона ответственности) "маркетинг" и становилось в очередь для рассмотрения. Даже шеф, который врывается в наш рабочий день, тоже становился бы в очередь. "Очередь приоритетности" - это один из возможных вариантов ухода от стресса. Но перед тем как учиться избегать стресс, давайте подумаем, как мы туда попадаем?

Стресс: войти и выйти

Основная причина стресса – частые переключения от задачи к задаче. Работа требует быстрого переключения. Но сознание изменяется медленнее, чем общество. Ведь природа создала нас под старое общество. Вспомним нашего первобытного человека сколько раз в день он переключался от задачи к задаче 3 или 4?.. Мы не можем изменить физиологию (тигр в лесу один на один и сейчас вызывает стресс), поэтому усовершенствуем методы организации работы, новые технические приспособления (компьютер), чтобы успевать за обществом и обрабатывать возрастающие потоки информации.

В результате частых переключений идет замедленное выполнение работы. Замедление это реакция организма на стресс, чтобы не было перегрева организма. В начале рабочего дня мы делаем быстрые переключения, потом все медленнее, и под конец дня – практически не реагируем на стрессогены. Со временем постоянный стресс порождает хроническую усталость, и мы чувствуем, что не в состоянии реагировать на изменения не только под вечер, но уже постоянно. Помните себя после отпуска: усталости нет, вы бодры, полны энергии, но что это две недели и все вернулось на круги своя. Отдых не решает проблема, а только отодвигает ее на время. Стресс – утомление – хроническая усталость – это формула плохо организованной работы. Проблема кроется там.

Еще один негатив стресса в том, что в этом состоянии сознание закрывается, и мы работаем "как всегда", не используем всего нового.

Мало знать, какой уровень стрессогенности для него не представляет угрозы, и он может работать с ним. Задача человека – уйти от стресса, не допускать быструю смену задач, и ключ к этому планирование.

Перед тем как всецело отдаться вопросу планирования, еще один штрих к теме переключений от задаче к задаче. Думаю Вам знакомо выражение за двумя зайцами, и уж наверняка вы знаете, что случилось с героем одноименной пьесы. Когда-то я заметил интересную вещь, когда не задумываясь печатаю на компьютере это получается у меня довольно быстро, а как только я начинаю думать об этом и стараться анализировать насколько быстро я это делаю, скорость резко падает, начинаются непроизвольные ошибки и в конце концов раздражение. Через некоторое время я нашел этому теоретическое обоснование. Человек может находиться в двух состояниях: действия (печатанье) и анализа (обдумывания как мы это делаем). Переход из одного состояния в другое приводит к снижению скорости и это реакция на стресс. Желательно или печатать, или оценивать как мы печатаем. Не живите между этими состояниями. Не выполняйте параллельно задачи, относящиеся к разным состояниям. Определите время для анализа и время для действий, неплохой вариант, например, утро и вечер – анализ, день – действия.

А есть ли у Вас план?

Почему мы не любим планировать? А где взять время на планирование? - отвечают нам менеджеры. Ведь и так у нас все время расписано по минутам, начинаем рабочий день мы в 8.00 и заканчиваем в 23.00, а вы хотите, чтобы мы еще и планировали. Что же мы на это отвечаем? Во-первых, планирование позволяет выполнить работу быстрее. Правило 50 ан 10 гласит: 10% от времени выполнения задачи, потраченное на ее планирование, экономит около 50% времени на выполнение этой же задачи.

Вторая задача планирования – концентрация на важном. Закон Парето гласит: 20% задач приносят нам 80% прибыли. Так вот планирование помогает нам определить и сфокусироваться на этих 20%.

В-третьих, планирование дает возможность действовать сосредоточено. Вы расставляете приоритеты, сходные задачи группируете, не превращайте рутину в проект (мелкие маловажные задачи решаете в запасах между большими), выделяете время на работу с отвлечениями.

В-четвертых, планирование – возможность посмотреть на себя со стороны. Когда работаешь, не можешь оценивать. Вот и получается эффект "наступания на грабли".

А в-пятых, планирование оптимизирует работу. Оптимизация – это выбор благоприятного варианта, то есть это предвидит выбор из множества. Есть что-то, от чего мы отталкиваемся при принятии решения "что делать". Один израильский генерал сказал: "План – это хорошая основа для изменения ваших намерений". Мы не просто делаем или не делаем то, что приходит к нам, а корректируем план задач, отталкиваясь от их приоритетности.

Люди воспринимают планирование как отвлечение, поэтому идеальный выход из этой ситуации – это его автоматизация и легкость проведения.

Для чего мы планируем?

Ответить на этот вопрос можно по-разному. Например, чтобы определить для каждой задачи свое время. В том числе для отвлечений, доделывания задач и даже для форс-мажора.

Планирование помогает человеку вырваться из бурного водного потока, сваливающихся на вас из разных источников, задач. Этот "легкий" шок продолжается и дома, и даже во сне, как утверждают психологи, вы не расстаетесь со своим стрессом. В результате мы и получаем переутомление и параноидальное желание "уйти и забыться". Поэтому вы приходите на работу и бросаетесь их выполнять. Наша атака задач сравнима, наверное, с тем, как бык бросается на красный цвет. Вы не работаете, вы "тушите пожары". И так продолжается всегда, как только решено с одной – появляется две новых. Стихию сложно победить.

Причина этого в том, что мы хотим сделать всю работу "за раз". Результат такого рвения – ничего не сделано и… стресс. Когда у вас 10 задач, они висят над вашим сознанием и давят. Вы их даже запомнить не в силах, не говоря о том, чтобы выполнить, так как сознание, повторимся, удерживает не больше 7 единиц информации. Вопрос зачастую сводиться к тому, что вы начинаете уклоняться от работы. Такое количество задач пугает вас.

Форс-мажор есть всегда, но он не должен делать нас своими рабами. Если у тебя есть план распределения работ, то в случае изменения в рабочем графике ты знаешь, какую задачу, куда переставить. Вылетит в худшем случае одно звено, но цепь задач не сломается и благодаря выставленным приоритетам мы знаем как действовать: от какой задачи отказаться, куда что переместить и т.д. Если нет плана, все наваливается в кучу, и ты постоянно разгребаешь ее, не видя просвета. Все твои задачи, как строй бравых солдат, всегда перед тобой. Если причина форс-мажора повторяется, это сигнал к тому, что нужно усилить это звено, или поменять человека на этом участке работ, или изменить его роль/место.

И еще одно, если появляется форс-мажор, предупредите других, что не успеваете выполнить что-то. А то говорим за 5 минут до срока окончания, указывая причины, почему это нельзя было сделать, но изменить уже ничего нельзя. Вместо результата – красивая история. Хотя это можно было решить заблаговременно путем наставничества или перераспределения ресурсов.

Очень надежная защита от форс-мажора – "запасы прочности", то есть запасы времени на выполнение непредвиденных задач, переходы между ними и задач, которые вы не успели выполнить вовремя. Вас отвлекали и будут отвлекать, так отведите себе время для отвлечений и пускай отвлекают на здоровье, но это уже не так будет сказываться на результатах Вашей работы. Надо планировать отвлечения, форс-мажор, стресс. Чем больше мы живем в плановой части жизни, тем выше качество нашей жизни.

Как надо планировать?

Если компания работает в режиме "тушения пожаров" и фокусировки на задачах, которые "громче кричат", что ей нужно? Прежде всего выйти из состояния перманентного стресса, бросания от задачи к задаче и блужданий в потоке неконтролированной информации.

Вам нужен четкий стратегический план, преломленный в цели на месяц, неделю и день. И как следствие персонал, где каждый знает свои приоритеты и совершает "самое эффективное действие на сейчас".

Как преодолеть авралы в работе? Очень просто – не допускать их появление. Как это сделать? Один из основных секретов ежедневно выделять время на работу с "важными – несрочными" задачами. Это задачи, которые пока "не горят", но если не заняться ими вовремя, начнется аврал.

Нужны причины, которые бы толкали нас к изменениям. Одна из них удовольствие в работе. Как же получить от работы удовольствие? Философия оптимизации персональной деятельности утверждает, что этого можно достичь, ответив на 4 вопроса. И не просто ответив, а найдя баланс между ними.

• Что делать (ответ ищем в ключевых областях работы сотрудника, должностные инструкции)
• Кому делать (Варианты ответа: я, босс, коллеги, подчиненные. Очень хороший вопрос в этой связи, который можно задать самому себе и лицу ставящему перед вами задачу "А почему я?")
• Когда делать (смотрим в план распределения времени, где указано лучшее время для каждой задачи)
• Сколько делать (оцените общий объем работ (предлагаем не более 40 часов в неделю), определение общего времени для выполнения каждой задачи с разбивкой на каждый день. Закон Паркинсона гласит: работа выполняется столько, сколько времени выделяется на нее и этот момент нужно контролировать)

Продолжая ответ на последний вопрос, остановимся детальнее на таком феномене как "большие задачи". Чаще всего мы не действуем не из-за того, что задача кажется нам трудной, а из-за привычки откладывать на потом. Пользуясь правилом "как съесть слона", вы сможете распределять время на большие задачи. При выполнении важной и длительной по времени задачи, заранее определите, какое мероприятие по ней Вы сделаете в каждый период времени.

План дня

Если говорить более предметно, то ваш ежедневный план распределения времени должен включать следующие блоки

1. Время на работу с вашими ключевыми задачами

2. Время для совещаний

3. Время на обработку отвлечений Время на решение "важных и несрочных" задач

5. Обеденное время

6. Утреннее планирование

7. Вечерняя оценка

Если Вы вспомните идею о двух состояниях человека: действия и анализа, то два последние пункты как раз являются составляющими анализа. В это время мы должны посмотреть на свою работу со стороны и спланировать/проанализировать текущий и ближайший день.

Какими правилами составления дневного расписания следует пользоваться. Первое, это принцип: для каждой задачи – лучшее время. Каждый из нас делает определенный тип задач в определенное время дня. Например, творческие задачи в утреннее время, а стандартные в обед. Главное изучить себя и, что немаловажно, своих клиентов и коллег, а потом уже планировать свой рабочей день. Второе, не делать в одно время две задачи. В этом случае вы потратите на их выполнение больше времени, нежели бы вы занимались каждой из этих задач по очереди.

Третье, группируйте разрозненные мероприятия в одну задачу, а сходные по типу работ задачи – в один временной блок. Это позволит фокусироваться на однотипных работах, не распыляя внимание и соответственно добиваться более высокой отдачи и продуктивности работ.

Но мало запланировать определенные действия, надо еще добиться неизменности этого плана. Напряженная работа требует от нас навыков защиты своего рабочего времени. Прежде всего позаботьтесь о том, чтобы в то время, когда вы работаете над важными задачами вас не беспокоили. Следующее - разбирайтесь с отвлечениями сразу, направьте на него свой полный фокус и будьте полностью спокойны. Не пытайтесь отвлекаться и параллельно решать основную задачу или, например, разговаривать с коллегой, продолжая смотреть на экран компьютера. Существует следующее правило работы с отвлечениями. Отвлечения классифицируются следующим путем.

• Тип А: важный вопрос, который нужно немедленно решить, отложив задачу, которой вы занимались до этого. Сразу назначайте время выполнения этой задачи или определяйте время для встречи.
• Тип Б: важный вопрос, но его решение не ваша компетенция. Эту задачу вы делегируете, можно даже сотруднику, который пришел с ней.
• Тип В: информация не заслуживает внимания, вы отклоняете его рассмотрение.

Очень важно в этом деле научиться говорить отвлечениям "нет", будь-то письмо или человек, иначе все ваши планы улетучатся в первый же час работы.

И еще управление временем предвидит ваши договоренности с другими людьми, по поводу организации взаимодействия с вами. Когда и как с вами связывается, какими задачами в какой момент времени вы занимаетесь, ваше свободное и закрытое время. И это следует обсудить не только с коллегами по работе, но и клиентами, и друзьями.

Понедельник 9.00 ** мая 200? года, вы знаете что делать, когда, сколько времени и кому.

Этот день настанет.

… вы и только вы решаете, когда начать изменения и когда достичь цели.