Как застраховать себя от хаоса на рабочем месте: советы Виталия Чубы

С некоторыми из них делится наш тренер по организации рабочего времени – Виталий Чуба:

• Группируйте свои задачи. Собирайте разрозненные мероприятия в одну задачу, а сходные задачи - в один временной блок или день. Например, выделите специальное время для совершения звонков, которые у вас запланированы на текущий день. Это существенно снижает уровень хаотичности и позволяет не отвлекаться от одной задачи, дабы срочно сделать какую-то другую.

• Группируйте коммуникации. Выделяйте время для общения по поводу решения тех или иных задач (то есть планировать можно и время на общение с коллегами по работе). Например, часто нам приходится сталкиваться со следующей проблемой: продавцы бессистемно бегают с документами в бухгалтерию на протяжении всего дня и постоянно отвлекают. Наш совет - установите периоды времени (их количество и частота определяется производственной необходимостью) для решения этих задач и обращайтесь друг к другу по вопросам подписания документов в эти, установленные периоды.

• Выделите в своем рабочем графике три периода собственной активности. Первый - для решения очень важных задач, второй - для задач средней важности и срочности и третий - для "разного". В зависимости от этого варьируйте степень защиты времени и методы взаимодействия с другими людьми. Например, время для важных задач "жестко" защищайте от любых посягательств.

• Планируйте встречу заранее. Договаривайтесь о встрече (времени звонка) заранее со всеми, с кем вам нужно взаимодействовать для решения тех или иных задач. Предупредите всех, кто может вас отвлечь, дайте людям знать, когда вы доступны.

• Выберите наиболее оптимальный коммуникационный канал для общения с вами. К примеру, вместо того, чтобы подходить или звонить, отвлекая коллегу от работы, можно написать электронное письмо. Это поможет персоналу научиться ценить свое и чужое рабочее время. В некоторых компаниях для борьбы с самым "злостным" отвлечением - посещением вас на рабочем месте, используется "светофор" или флажки, которые выставляются на столе и означают, что вас нельзя отвлекать. Увидав такой "сигнал", сотрудник не будет вас прерывать и обратиться в более удобное время.

• Утвердить единые для компании стандарты взаимодействия. Ведь каким бы организованным не был тот или иной сотрудник, если часть его коллег будут взаимодействовать с ним хаотично, каждый исходя из своих представлений о плановости в работе, этому сотруднику не позавидуешь. От его планов может мало что уцелеть.

Во многих компаниях функционирование в режиме хаоса уже стало привычным. Работа для них - сплошная неопределенность. Мы очень часто не умеем и не знаем как взять под контроль свои задачи. Часто можно услышать: "Зачем планировать, ведь потом все меняется…" Принимая решение, управлять своими задачами и жизнью или только реагировать на происходящее вокруг, мы определяем результативность нашей работы. Управляя, мы знаем свои цели, определяем пути их достижения и контролируем ситуацию: знаем что, когда, сколько времени, каким образом делать. Если же мы не управляем ситуацией, а просто реагируем на сложившиеся обстоятельства – это похоже на заплыв по течению в надежде "на случай", ожидание внешнего стимула, постоянное решение текущих проблем. Как же справиться с хаосом, если вас уже закрутило в эту воронку?