Важно, Менее важно, Не важно или как нам выделить приоритеты

Смерек Виталий Ярославович (тренер, коуч и консультант)

Центр ГиперМудости и Школа Креатива, Интеллекта,

Компетентности, Гениальности, Философии / Психологии

Тел : + 38 (067) 271-88-01, E-mail : Smerekvitalik@Rambler.ru .

Практически каждому человеку постоянно приходится иметь дело с множеством заданий, которые перед ним стоят. В связи с тем, что заданий много (по некоторым данным менеджер в течении дня должен принять несколько сотен или даже тысяч решений), а лимит времени ограничен 24 часами в сутки, 7 дней в неделю и 12 месяцев в год, постоянно приходится жертвовать одними заданиями в пользу более важных других, проще говоря выделять приоритеты. Несмотря на то, что выделение приоритетов важно для каждого человека, особенно оно критически для тех людей, которые распределяют ограниченные ресурсы или которые стоят на высшем иерархическом уровне будь-то в обществе или организации (руководители проектов, политики, государственные управляющие, менеджеры и т.п.). Поэтому нужны эффективные инструменты для выделения приоритетов, а еще лучше действенная методика по решению данной проблемы. Мы хотим в этой статье поделится с вами некоторыми нашими наработками в этом вопросе, которые апробированы на практике и постоянно нами используются.

Пусть в организации в течении некоторого промежутка времени (возьмем месяц) менеджеру или специалисту нужно решить следующие задания:

1. Сдать налоговую отчетность.

2. Оплатить счета снабженцу "Х".

3. Оплатить счета снабженцу "У".

4. Провести собрание руководителей отделов.

5. Открыть новое представительство в регионе.

6. Начислить амортизацию на основные средства.

7. Исполнить предписания органов пожарного надзора.

8. Уведомить об увольнении работника.

9. Уплатить НДС.

10. Провести заседания "кружка качества".

11. Заказать очередную партию сырья.

12. Ответить на иск от кредиторов.

13. Сделать капитальный ремонт здания.

14. Купить программное обеспечение.

15. Выслать факсом прайсы потенциальному клиенту.

Естественно, что менеджер с некоторым, даже не очень большим опытом, сможет без специальных методик, чисто интуитивно выделить первостепенный задания и сконцентрировать все усилия по их решению. Ситуация не так однозначна для менее опытных руководителей или в случае когда заданий очень много (не 15 как в нашем упрощенном примере, а 100, 300 или даже несколько тысяч). Тогда простого здравого смысла, интуиции и практического опыта уже недостаточно, целесообразно его усилит специальными приемами, методами и методиками.

Для ранжирования заданий по приоритетности можно использовать такие критерии как важность, результативность, эффективность, эффектность и т.д. Более полный их перечень (хотя не окончательный) включает следующие критерии:

Критерии ранжирования (выделения приоритетов) заданий

1. Критичность. Относится ли задание к группе критических, а именно от исполнения или не исполнения которых зависит выживаемость организации.

Пример: Такие задания как уплата налогов, сдача налоговой отчетности, расчеты с кредиторами и т.п. относятся к критическим, потому что неисполнение их или несвоевременное исполнение грозит безопасности системы (банкротство, блокирование счетов, потеря устойчивости и т.д.).

2. Ключевое значение. Влияет ли задание на ключевые факторы успеха организации.

Пример: Для многих отраслей и сфер деятельности можно выделить ключевые факторы успешности, например для розничной торговли, трема такими наиболее важными факторами являются: 1) Широкий ассортимент; 2) Качество товаров; 3) Высокий уровень обслуживания покупателей. И если любое задание прямо влияет на эти ключевые факторы, то такое задание имеет ключевое значение.

3. Уникальность (стандартность). Задание встречается впервые или постоянно повторяется в течение некоторого периода.

Пример: Такие задания как ежедневные заявки на материалы, плановые проверки контрольных органов, сдача налоговой отчетности, уплата налогов, ежегодные собрания акционеров и т.д. можно считать стандартными, так как повторяются через определенный период времени (день, месяц, квартал, год). Другие же – внеплановые проверки, рейдерские атаки, кризисные ситуации и т.п. не имеют четко выраженной периодичности и есть в некотором смысле уникальными.

4. Возможность перенесения. Возможно, ли перенести исполнения задания на другой период.

Пример: Исполнение некоторых заданий можно перенести на более поздний период, например совещания руководителей отделов можно перенести на следующий день, неделю или даже месяц, в то время как сдать налоговую отчетность нужно до определенной даты.

5. Необратимость. Привязано ли задание, до каких то временных, вековых особенностей.

Пример: После исполнения или неисполнения некоторых заданий уже невозможно вернутся в начальное положение.

6. Возможность коррекции. Возможно, ли откорректировать в дальнейшем задание.

Пример: Некоторые задания можно в дальнейшем откорректировать. Например, неправильные декларации можно исправить внесением изменений и уточнений в последующих отчетных периодах, некоторые соглашения можно изменить волей одной или с согласия двух сторон.

7. Способствование внешних возможностей. Способствуют ли исполнению задания внешние возможности.

Пример: Некоторые политические, экономические и социальные события могут способствовать заданиям. Например, новый год способствует продажам многих видов товаров.

8. Способствование внутренних сильных сторон. Способствуют ли исполнению задания внутренние сильные стороны.

Пример: Назначение высококлассного профессионала в рекламный отдел увеличивает шансы на успех рекламной компании.

9. Синергичность. Способствует ли исполнения задания исполнению других заданий.

Пример: Исполнение таких заданий как, проведение собрания акционеров способствует таким заданиям как – анализ хозяйственной деятельности, составление прогнозов и планов на будущее и т.д.

10. Легкость исполнения. Легко ли исполнить задания.

Пример: Такие задания как выписка счетов могут быть легки в исполнении.

11. Эффектность исполнения. Вызывает ли исполнения задания значительный эффект.

Пример: Проведение корпоративного мероприятия может оказать большое эмоциональное влияние на работников.

12. Эффективность. Насколько велико отношение эффект/затраты при исполнении задания.

Пример: Покупка системы CRM (система управления взаимоотношения с клиентами) может обойтись в $ 300 - $ 1000, а эффект от него в $ 10 000.

13. Отставание / Отрыв от конкурентов. Насколько исполнения задание сокращает или увеличивает отставания от конкурентов.

Пример: Если мы отстаем от конкурентов по ценам и безопасности своей продукции то нужно исполнять те задания которые способствую сокращению нашего отставания по этим параметрам или увеличения отрыва от конкурентов.

14. Стресовость. Насколько исполнение задания снижает стресс.

Пример: Введение гибкого рабочего графика, прибавке к зарплате, словесные поздравления могут способствовать снятию стресса.

15. Конфликтность. Насколько исполнение задания снижает конфликтность.

Пример: Такие задания как внедрение справедливой оплаты труда, продуманной системы делегирования могут снижать конфликтность.

16. Необходимость индивидуальной или групповой работы. Исполнения задания под силу одному человеку или требует усилия нескольких людей.

Пример: Проведения собраний, разработка миссии компании требуют коллективной или групповой работы, а составление налоговой накладной – работы одного человека.

17. Сложность / Простота. Исполнения задание требует системы сложных действий.

Пример: Разработать стратегию развития компании, Составить договор лизинга оборудования в большинстве своем сложные задания, а просмотр почты – простое задание.

18. Другие критерии. Таких критериев можно привести очень много.

Пример: Важность, Результативность, …

Используя вышеприведенные критерии (все или часть) целесообразно для ранжирования заданий использовать Матрицу выделения приоритетов (см. ниже) в заглавии строк которых приведены задания, а в заглавии столбцов критерии ранжирования. Если задание отвечает данному критерию то в ячейке на пересечении строки и столбцов ставим знак "+", если нет то знак "0". Проделав данную процедуру для всех заданий в конце в столбце "Всего" подсчитываем общее число знаков "+" и на основе их количества ранжируем задания от более важных (для которых сума всех знаков "+" наибольшая) до менее важных (для которых сума всех знаков "+" наименьшая). Несомненно алгоритм можно усложнить за счет придания веса всем или некоторым факторам (например, если принять что фактор "критичности" имеет вес 3, то всем заданиям которые отвечают этому фактору ставим три знака "+" ), но в большинстве случаев в таком усложнение на практике нет большой необходимости.

Для нашего примера Матрица выделения приоритетов будет иметь следующий вид:

Для нашего случая задания расположатся от важных до менее важных в следующем порядке:

1. Исполнить предписания органов пожарного надзора (6).

2. Ответить на иск от кредиторов (6).

3. Открыть новое представительство в регионе (4).

4. Провести заседания "кружка качества" (4).

5. Сдать налоговую отчетность (3).

6. Провести собрание руководителей отделов (3).

7. Уведомить об увольнении работника (3).

8. Уплатить НДС (3).

9. Сделать капитальный ремонт здания (3).

10. Купить программное обеспечение (3).

11. Заказать очередную партию сырья (2).

12. Выслать факсом прайсы потенциальному клиенту (2).

13. Оплатить счета снабженцу "Х" (2).

14. Начислить амортизацию на основные средства (2).

15. Оплатить счета снабженцу "У" (1).

Как видно, используя только четыре критерия (критичность, ключевность, уникальность и эффективность) очень трудно однозначно проранжировать задания по приоритетности (в нашем случае есть два задания с коэффициентом важности 6, два с коэффициентом важности 4, шесть заданий с коэффициентом 3, четыре задания с коэффициентом 2). В этом случае нужно использовать дополнительные критерии или привлечь на помощь опыт. В любом случае мы должны понимать, что Матрица выделения приоритетов не гарантирует автоматического ранжирования заданий, подмену логики математикой, а всего лишь должна помочь здравому смыслу, усилить интуицию и опыт человека.

В более простом варианте для выделения приоритетных заданий можно использовать комбинации двух Критериев ранжирования заданных в формате Матриц размером (2х2) или (3х3). Для этого нужно разместить свои задания по квадрантам Матриц и выбрать способ работы с заданием, который соответствует данному квадранту.

А. Матрица "Важность – Срочность (2х2)". Первыми исполнять задания, которые есть одновременно и важными и срочными.

В. Матрица SWOT – анализа. Первыми исполнять задания, которым способствуют внешние возможности и внутренний потенциал или где слабые стороны сочетаются с угрозами.

С. Матрица "Важность – Конкурентоспособность (2х2)". Концентрировать усилия на исполнении заданий для которых одновременно характерны высокая важность и низкая конкурентоспособность.

D. Матрица "Важность – Легкость устранения (2х2)". Первыми исполнять задания, которые есть важными и которые легко можно устранить.

E. Матрица Синергии. В первую очередь исполняем задания, которые способствуют исполнению наибольшего числа других заданий.

Примечание: Знаком "+" выделено те Задания, исполнению которых способствует данное Задание.

F. Диаграмма Парето. Первыми исполняют задания от которых наибольше зависит результат.

J. Матрица "Критические факторы успеха (КФУ/CSFs) – Качество". Первыми исполняют задания которые влияют на наибольшее количество Критических факторов успеха (КФУ) и где низкое качество.

Y. Матрица "Вероятность – Сила Влияния". Более приоритетны те задания, которые связаны с событиями, для которых характерны высокая вероятность возникновения и значительная сила влияния.

Примечание: Задания размещены в порядке спадания приоритетности 1,2,3,4,5,6.

Более детальное рассмотрение всего инструментария выделения приоритетов и подходов к ранжированию выходит за рамки данной статьи и будет подробно рассмотрено в отдельной книге.