Проблематика управління часовим ресурсом організації

При виключно важливому значенні питання управління часом лишається досі маловивченим, і не лише на рівнях науки про менеджмент або в економіці, а й на інших - загальнонаукових, філософських рівнях. Сприйняття часу в сучасній економічній теорії та практиці заснована на ньютонівській концепції оточуючого світу, в якій час розглядається як явище необхідне, хронологічне, лінійне, універсальне, об’єктивне, односпрямоване, постійне, безповоротне, не відновлюване, вимірюване, відокремлене від простору.

Незважаючи на незадовільну увагу до цих питань з боку сучасної науки, в сфері практичної управлінської діяльності тривають стихійні процеси, що зовні нагадують тайм-менеджмент, але цілковито позбавлені як його теоретичних засад, так і методології. Більше того, проблематика управління часовим ресурсом в організації виходить за межі навіть розвиненого тайм-менеджменту. Такою є їх відповідь на об’єктивні вимоги оперування з часом - одним з основних та визначальних ресурсів будь-якої людської діяльності.

У зв’язку з цим діяльність організаційних систем, створюваних в соціумі, базуються на формуванні підрозділів різних рівнів (департаментів, відділів, груп і т. п.), графіках та розкладах, часом дуже жорстких, обмежувальних заходах з контролю, різноманітних норм, стандартів і процедур, що уподібнюються повсюдно, незалежно від культурних, етнопсихологічних та індивідуальних відмінностей людей, які працюють у цих організаціях.

Однак світ української економіки за останнє десятиліття радикально змінився. Він дедалі більше стає єдиним, процеси інтеграції України до світової економічної спільноти прискорюються. Величезні інформаційні масиви стають доступними для мільйонів людей. Політичні та економічні події, ринки та території стали значною мірою взаємозалежними. Довготривалі проекти стикаються з імовірнісними процесами, з непевністю, двозначностями та парадоксами, поняттями, які стали предметом численних публікацій з менеджменту та які вимагають зміни парадигми сприйняття часу у бік концепції, розроблених А. Бергсоном, В. Вернадським та І. Пригожиним.

Базуючись на дослідженнях цих та інших попередників, можемо стверджувати, що проблематика управління часовим ресурсом організації має декілька рівнів її розв’язання. Найбільше просунулася сучасна наука у створенні теоретико-метологічної бази вирішення проблеми, зокрема філософії часу, з якої випливають конкретно-наукові засади вирішення окремих проблем за допомогою економіко-соціальних, статистичних та економіко-математичних методів.

Використовувані теорією й практикою менеджменту процедури й методики "точно в строк", гнучкий часовий графік, часткова зайнятість, скорочення проектного та виробничого циклів, часові норми й графіки, пунктуальність, швидкість виконання роботи трансформуються у пошук та визначення "місії" організації, її "бачення", ефективне передбачення подій, сценарне планування, розуміння прихованих потреб споживачів, системний підхід до подій, що відбуваються.

Сучасна соціально-економічна організація характеризується сьогодні множинними цінностями, видами діяльності, що передбачають розуміння часу як відносного, що знаходиться у розгортанні, багатомірного, комплексного, символічного та, передусім, як соціальної конструкції в організованому просторі.

Це у свою чергу позначилося на розумінні організації як соціотехнічної системи, яка створена і оперує у просторово-часовому континуумі і вимагає для забезпечення своєї діяльності певних ресурсів. Цей процес вказує на нові підходи до розуміння часу як ресурсу.

Один з найбільших світових авторитетів у теорії менеджменту, Пітер Друкер стверджує, розглядаючи категорії витрат, що "мірилом витрат завжди є продуктивність використання ресурсів... продуктивні витрати повинні вимірюватися, виходячи з результатів, досягнутих з допомогою трьох виглядів ключових ресурсів: людей, часу, грошей". Таким чином, час віднесено до ключових ресурсів.

Менеджмент часового ресурсу в організації поєднує положення, котрі випрацювані в самому менеджменті, у економічній теорії, економіко-математичними методами, кібернетикою, біхевіористичними науками.

Поняття ресурсу може визначатися так: це - засоби, запаси, можливості чогось та використовується досить широко й нечітко від "природних ресурсів" до "ресурсів Інтернету". У методології управління ресурси можна розділити на такі категорії:

1. Матеріальні (легко піддаються управлінню, не відновлювані, можуть бути куплені, можуть зберігатися, контроль витрат очевидний)

2. Людські (важко піддаються управлінню):

• знання (відновлювані, можуть бути найняті, можуть перебувати в бездіяльності, контроль за витратами дуже затруднений);
• праця (не відновлювана, може бути найнята, споживання може бути відстрочена, контроль витрат очевидний).

3. Фінансові (легко піддаються управлінню, не відновлювані, можуть бути позичені, можуть перебувати в бездіяльності з відносними втратами, контроль за витратами легкий).

4. Енергетичні (легко піддаються управлінню, не відновлювані, можуть бути куплені, витрати можуть бути відкладені, контроль за витратами затруднений).

5. Інформаційні; (легко піддаються управлінню, легко відновлювані, можуть бути куплені, витрати можуть бути відстрочені, контроль за витратами дуже затруднений).

6. Часові (темпоральні) - (удавано легко піддаються управлінню, не відновлювані, їх неможливо купити, вони не можуть не витрачатися, контроль за витратами легкий).

Властивість часового ресурсу, актуальні в контексті дослідження управління часовим ресурсом - не відновлюваність (витрачена міра часу е може бути повернута, замість неї повинна витрачатися інша міра), не накопичуваність, він постійно витрачається або регулярно відновлюваний у одному й тому обсязі, якщо розглядати час як циклічний процес, що вимірюється днями, тижнями, декадами, місяцями тощо.

У межах взаємовідносин з іншими видами ресурсів часовий ресурс можна визначити як необхідну можливість для реалізації усієї решти категорій ресурсів. Тобто часовий ресурс є струменем, у середовищі якого розгортаються тією чи іншою мірою потенційні можливості інших видів ресурсів.

Вочевидь, як зовнішні умови, що сприяють діяльності соціо-економічної системи (наприклад, банку), так і процеси, що тривають всередині нього, є результатом складних і неоднозначних взаємодій величезної кількості факторів, причин, залежностей та закономірностей, більшість з яких має випадкову (вірогіднісну) природу. У зв’язку з цим конструктивними виглядають ідеї, що стосуються використання в економіко-математичних моделях банківських структур інструментального апарату теорії імовірностей, математичної статистики та теорії масового обслуговування.

Досить добре зарекомендували себе у цій галузі методи, пов’язані з підходом до опису банку як сукупності стохастичних фінансових потоків. У останні роки з’явилося кілька цікавих праць, що розглядають даний напрямок досліджень.

Засоби, з допомогою яких може бути описаний поточний стан банку або якогось іншого фінансового інституту, різноманітні. Напевно, одним з найбільш логічно простих та природних буде його репрезентація з допомогою вектора стану або, як ще кажуть, вектора характеристик:

х = (х1, х2, х3,..., хn ).

Кількісний і якісний склад компонент вектора х визначається ступенем деталізації репрезентації банку в моделі. Це може бути обсяг депозитів до запитання; обсяг конкретного вкладу; операції по обслуговуванню рахунку клієнта і т. д.

Фактично дана форма опису стану банку із змістовної точки зору адекватна звичайному банківському балансу: компоненти вектора характеристик х можуть бути інтерпретовані як звичайні статті балансу, а їхні кількість і структура відповідають рівневі його агрегованості (щоденний, що включає рахунки другого порядку, або укрупнений квартальний).

Конкретні значення кожної з компонент хj вектора стану х визначаються вибором одиниць вимірювання для відповідного ресурсу (характеристики). Вочевидь, у переважаючій кількості випадків це грошові вимірювачі у тій або іншій валюті, але можливі й інші форми обліку. Наприклад, через перерахування видів, кількості й номіналів облігацій або ж через вказування числа мірних зливків, ваги дорогоцінних металів і т. п. Для узагальнення допустимих засобів обрахування значень компонент вектора станів х може бути введення поняття ресурсних одиниць (р. е.). Іншими словами, стан окремого j-го ресурсу ототожнюється з певним елементом множинності невід’ємних дійсних чисел = [0, +(], геометричним образом якого є позитивна напіввісь речової прямої. Таким чином, стан банку в цілому може бути представлено пеною точкою невід’ємного ортонормованого n-мірного евклідового простору:

х ( = {x=(x1, ..., xj, ...,xn) xj (}

Множинність усіх можливих (припустимих) точок (векторів) х створює простір станів банку.

Х = {x} (

На підставі елементів вектора х, що представляють собою первинні характеристики стану банку, можуть бути отримані деякі похідні (вторинні) характеристики

у = (y1, ..., yj, ...,yn) ( Rm

Вочевидь, вектор похіднних характеристик у при такому завданні є функцією від вектора вихідних характеристик

у = f(x)

Як типовий приклад вторинних характеристик стану банка може бути наведена система обов’язкових фінансових нормативів (коефіцієнтів), які встановлює центральний банк або інші регулюючі органи.

Для того, щоб забезпечити в моделі врахування фактору часу, слід задати певну множинність Т, елементи якого t(Т будемо називати моментами часу. Особливо підкреслимо високий рівень абстракції такого введення поняття "час", відносно якого існує й розвивається модельована система. Вочевидь, дане визначення охоплює як окремі випадки і безперервний, і дискретний час. Традиційно як модель "безперервного фізичного" часу використовується множинність точок нескінченної одномірної дійсної числової вісі R1 з фіксованим початком відліку, а множинність усіх врахованих моментів часу Т у цьому випадку являє собою певний проміжок на цій вісі (замкнутий або відкритий):

Т = [T- , T+] або Т = (T- , T+)

При завдаванні в моделі банку безперервного часу стан j-й характеристики може розглядатися як значення функції xj(t), визначеної на множинності Т та яка сприймає значення з множинності . Тоді графік xj(t) відіграє роль траєкторії зміни у часі j-ї характеристики. Відповідно, стан банку в цілому є значення векторної функції від часу.

x(t)=(x1(t), ..., xj(t), ...,xn(t)(,

а траєкторія системи {x(t)} являє собою певну криву в n-мірному просторі. Кожна точка такої траєкторії є елементом простору можливих станів банку Х.

На підставі введених вище понять може бути визначений принципово важливий термін - "потік".

Потоком надалі ми будемо називати певну економічну величину, яка вимірюється в рухові з урахуванням розглядуваного часового інтервалу. Розмірність потоку - це обсяг, поділений на час.

У той же час обсяг - величина, що характеризує значення будь-якого показника на певний фіксований момент часу.

Змістовний бік поняття "потік" пов’язаний з поняттям "швидкості зміни стану системи". Якщо припустити, що функції xj(t), які завдають траєкторії зміни характеристик стану банку, є "гладкими", тобто диференційованими в усіх точках проміжку Т = (T- , T+), то відповідні перші похідні можуть бути інтерпретовані як швидкості зміни цих характеристик.

Враховуючи, що xj(t) є нічим іншим, як обсягом j-го ресурсу, висловленим у певних ресурсних одиницях (р.о.), то функція xj(t) являє собою ресурсний потік, який визначає у кожний момент часу t швидкість зміни величини ресурсу (j-компоненти стану банку) в ресурсних одиницях, поділених на одиниці виміру часу, наприклад, у гривнях на день. При розглядові конкретного ресурсу ми отримуємо конкретні види потоків: фінансовий потік, потік готівки і т. п. Якщо як ресурс виступає час, то ресурсний потік вираховується у годинах на день, хвилинах на годину, що одночасно є показником ефективності використання часового ресурсу як банком в цілому, так і кожною робочою одиницею його персоналу. Особливістю розмірності потоку часового ресурсу є те, що міра чисельника завжди є мірою знаменника. Іншими словами, потік часового ресурсу не може вимірюватися годинами на хвилину, а тільки навпаки.

Однак описані в літературі моделі динаміки банківських ресурсів, що ґрунтуються на безперервних представленнях процесів, не можуть бути використані для потокових моделей, оскільки "фізичний час", що тече рівномірно і безперервно, не відповідає, як правило, внутрішнім ритмам "життєвого циклу" економічних суб’єктів. Дискретний характер надходження завдань персоналу формує власну динаміку "занурення" у виробничий процес і "виходу" з нього. Крім того, в "безперервних" моделях ефективність використання часового ресурсу не може бути прийнята як критерій оптимальності, оскільки в інтегральній оцінці результату діяльності банку неможливо виділити інтервали, де спостерігаються простої, а відтак нема використання часу як ресурсу. Типовий приклад невідповідності "фізичного" та "економічного" часу пов’язаний з урахуванням вихідних та святкових днів, протягом яких банки не проводять свої операції, на інтервалі місяців та, наприклад, час інкасації готівки в кінці робочого дня на добовому інтервалі.

В основу методу дискретного уявлення потоку ресурсів, зокрема часового, може бути покладена так звана інтертемпоральна модель Хікса.

В умовах невизначеності моделлю динаміки стану банку може слугувати векторний випадковий процес, де кожна компонента визначає стохастичну динаміку ресурсу банку. Для побудови прогнозів значень окремих фінансових ресурсів, що фігурують в діяльності банків, може бути використана мультиплікативна стохастична модель, в межах якої перехід обсягів ресурсів описується вхідним та вихідним їх потоками, пов’язаними оператором перетворення, який забезпечує узгодження масштабних та розмірних шкал, і є функцією часового ресурсу.

Час поєднує з іншими ресурсами багато спільного. Разом з тим час протиставлений іншим ресурсам своїми властивостями. Прикладний рівень розробок передбачає вибір певних інструментаріїв під конкретні проблеми організації певного типу, забезпечення керівників та менеджерів необхідними знаннями, які включають у себе: розуміння процесу управління часом, навички мислити циклічно, вміння відрізняти посилюючий та врівноважуючий зворотній зв’язок, ефективну систему вимірювання використання часового ресурсу, що враховує регресію, затримку в часі та одностороннє сприйняття наслідків.

Результатом стане можливість виявити усю складність часових залежностей, у яких перебуває організація, у той же час знайти в них простоту і закономірність, та з їхньою допомогою здійснювати ранню діагностику дефіциту часового ресурсу, початкових змін, що ведуть до деструктивних процесів, оптимальну структурування діяльності в межах часового ресурсу, що вивільнюється.

Одиниці часового ресурсу встановлені природою. Це тривалість обертання Землі навколо своєї осі, яку називають добою, фази місячного обертання (тижні) та річний цикл обертання планети Земля навколо Сонця. Усі інші одиниці узгоджені в суспільстві шляхом штучного ділення вищеназваних на місяці, години, хвилини, секунди.

Таким чином, ми можемо аналізувати діяльність людини в межах одиниці часового ресурсу - наприклад, в межах діб, та запропонувати розглядати людину як "носія одиниці часового ресурсу". А тому правомірною буде й постановка питання про оптимізацію використання часу. Проблема ця, однак, у вітчизняній науці менеджменту не тільки не вирішена, а й ще не поставлена.

Завдання, яке стоїть нині перед нами - дослідити вітчизняний та світовий досвід управління, в тому числі й на рівні організації, сформулювати теоретичні проблеми управління часовим ресурсом на сучасному етапі становлення економіки країни, провести цикли експериментів, визначити актуальні проблеми його оптимізації, запропонувати практичні рекомендації щодо їх вирішення.